Как писать правильно адрес электронной почты: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Email, e-mail, емейл — как правильно писать?

Рассказывает ,

В интернете встречаются разные варианты сокращения термина «электронная почта» (electronic mail): email, e-mail, емейл, е-мейл. Сегодня мы попытаемся выяснить, есть ли единственный правильный вариант.

 

Как появился термин «electronic mail»

Первое электронное письмо отправил в 1971 году Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson). По его словам, «…это было “QWERTYIOP” или что-то похожее». Тогда родилось понятие «electronic mail» и использовалось до тех пор, пока не было придумано сокращение.

 

Мы воспользовались Ngram Viewer, чтобы узнать, когда слова email и e-mail заменили полную версию (cервис показывает частоту употреблению слов в книгах из базы Google Books).

 

 

Email vs. e-mail

Мы изучили то, как различные источники сокращают термин «electronic mail». Вот что получилось:

 

Издательство Time в 2011 году опубликовало статью о Шиве Айадурае (Shiva Ayyadurai) «The man who invented email» («Человек, который изобрел email»), где использовало версию без дефиса.

Кроме того, на сайте самого Шивы слово пишется так же.

 

Издательства The New York Times,  The Washington Post используют «e-mail».

 

Англоязычная страница о электронной почте в Википедии называется «email».

 

Редакция AP Stylebook, которая считается «Библией для журналистов», сообщила  в твиттере, что меняет в своем руководстве по стилистике «e-mail» на «email».

 

Кэмбриджский и Оксфордский словари используют версию без дефиса.

 

Британское издательство The Guardian придерживается варианта «email».

 

 

Поиск Google выдаёт 1 160 000 000 результатов по запросу «email», а «e-mail» — 10 030 000 000

 

 

При этом сам Google использует версию без дефиса

 

 

То же самое в Yandex

 

 

Запросов «email» меньше в 12 раз, однако компания использует это вариант в своём почтовике

 

 

Емейл и е-мейл

По сравнению с англоязычными вариантами, русскоязычные не так популярны в рунете, но также используются.

В Google запрос «е-мейл» показывает 885 000 результатов, «емейл» — 506 000

 

 

Что любопытно, поисковая система предлагает исправить «е-мейл» на «емейл»

 

Yandex выдаёт 51 000 000 результатов без дефиса и только 3 000 000 — с ним

 

 

 

Версия со слитным написанием в Яндексе популярнее.

Хотя и «мейл», и «е-мейл» встречаются в блогах, на форумах и тематических ресурсах, русскоязычной аудитории ближе иностранное написание.

 

Слова с E

С другими подобными словами тоже не однозначно: термин «электронное правительство» существует в двух вариантах: на сайте Европейской Комиссии употребляется версия «eGovernment», тогда как Ассоциация Объединенных Наций использует «e-government».

 

Как же писать правильно?

Точного ответа нет. Выбор за вами.

Нам ближе англоязычная версия без дефиса, email. В своей работе мы часто используем такие слова, как email-кампания, email-адрес. Как и в других сложных существительных, между двумя словами ставится дефис.

Если же использовать «e-mail», то получится либо e-mail кампания, либо e-mail-кампания. В первом случае с ошибкой написано сложное существительное, во втором — пропала эстетика.

А как вы используете сокращение electronic mail? Расскажите об этом в комментариях.

Как правильно назвать адреса корпоративной электронной почты

Считается, что для организации иметь электронные ящики (e-mail) на бесплатном почтовом сервисе не престижно. В современном мире является плохим тоном, если в качестве контактных email адресов указаны адреса, открытые на бесплатных почтовых сервисах (например, таких как: tut.by, mail.ru, rambler.ru, yandex.ru, yahoo.com, gmail.com, hotmail.com и т.п.). Ниже представлено описание двух самых распространенных ошибок в формировании корпоративных адресов электронной почты.

1. В качестве контактных email адресов для одной организации указаны email адреса в различных доменах. неправильно: [email protected] [email protected] [email protected] правильно: [email protected] [email protected] [email protected] рецепт: Правильное название email ящика с точки зрения корпоративной культуры — это: 1) Для сотрудника имя_сотрудника.фамилия_сотрудника
@домен_компании Например: [email protected] 2) Для отдела или логически связанной группы людей название_группы.обозначение_группы
@домен_компании Например: [email protected] важно: 1) Хотя в локальной части email адреса (части, стоящей до символа ‘@’) допустимы самые различные символы, хорошим тоном является использование только букв, разделителем между словами при этом должна выступать точка (а не, например, символ нижнего подчеркивания). Связано это требование (разделитель — точка) с особенностями работы некоторых почтовых серверов и почтовых сервисов (например, GMail не позволяет создавать ящики с символом нижнего подчеркивания, а также отправлять письма на адреса, содержащие такой символ, хотя с точки зрения почтовых протоколов такой символ является допустимым). Если Вы хотите, чтобы Ваша корреспонденция была доставлена до получателя, и чтобы от мог ответить на Ваше письмо без каких-либо проблем, то используйте точку в качестве разделителя. 2) Локальная часть имени сотрудника должна представлять из себя следующее: имя_сотрудника.фамилия_сотрудника При этом важен порядок следования. Вначале идет имя сотрудника, потом символ-разделитель (точка), и затем фамилия. Использование другого порядка следования не только не правильно, но может также привести к неловким ситуациям. Поскольку Интернет и электронная почта берут свое начало на Западе, то с этим связано несколько негласных правил:

• на Западе у людей чаще всего нет отчества, поэтому никто не указывает отчество в названии email ящика;
• на Западе исторически сложилось так, что вначале указывается имя человека, а затем фамилия, т.е. иностранец при заполнении любой формы вначале напишет имя, а затем фамилию. Например, John Smith. Сравните: Иванов Петр.

Таким образом, если создать ящик [email protected], то иностранец может ошибочно принять первую часть адреса «ivanov» за имя человека. 2. В качестве контактных email адресов используются личные email ящики пользователей. неправильно: [email protected] [email protected] правильно: [email protected] [email protected]

рецепт: Личные ящики пользователей должны использоваться отдельно от корпоративных (рабочих) ящиков, поскольку: 1) В случае использования корпоративного ящика сотрудник ассоциируется с организацией, то есть в глазах клиентов, партнеров и других людей сотрудник представляет интересы организации, выступает от ее имени, в защиту ее интересов. Сравните: в случае использования личного ящика человек выступает от своего имени (а не от имени организации) и представляет свои интересы (а не интересы организации). В этом случае нарушается принцип интеграции (когда компания действует как единое целое), а также принцип формирования бренда (когда люди воспринимают сотрудника как часть единого целого — бренда). Естественно, что уровень доверия клиентов, партнеров и других людей к организации, которая использует в качестве контактных email адресов личные ящики, будет ниже, чем к организации, использующей корпоративную почту на базе собственного домена. 2) В этом случае используются разные списки контактов и исключена ситуация, когда сотрудник по ошибке отправляет партнеру информацию, которую он хотел отправить приятелю. Читайте также:

9 ПРАВИЛ ЭТИКЕТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Правило 1 – придумываем адрес

Хорошо подумайте о последствиях, когда создаете адрес электронной почты, так как, если Вы будете писать письма не только лучшим друзьям, то иногда можно попасть впросак. Вот несколько примеров.

• однажды мне пришло письмо с предложением воспользоваться услугами удаленного офиса, который «обеспечит рост продаж минимум в 20 раз». Письмо это пришло с адреса [email protected]. На мой взгляд, сразу видно, что парни предлагают какую-то ерунду. В итоге они и на назначенную встречу не явились.

• согласитесь, странно будет выглядеть деловое письмо, полученное от <Вреднулька Ириска [email protected]>, а такое в жизни случается

• в одной компании были жесткие стандарты формирования адресов электронной почты, а именно писали латинницей первую букву имени, а потом всю фамилию. В итоге Светлана Ральникова плакала, но писала письма клиентам с адреса [email protected]

Мои советы:

1. Чем короче адрес электронной почты, тем лучше. В нашей компании мы в итоге пришли к тому, что адрес состоит из двух инициалов. Так легче диктовать свой адрес клиенту по телефону.

2. Не используйте в адресе такие буквы, которые либо Вы не можете объяснить клиенту, либо не уверены, что клиент правильно поймет Вас. Пример – буква i, e, h. Правильно произносятся они по-английски как ай, и, эйч, а чтобы Вас поняли приходится говорить «и с точечкой», «русская е», «аш как стульчик».

Правило 2 – делаем стандартную шаблонную подпись

Долго сопротивлялся до 2009 года и не использовал Outlook. Сейчас меня за уши не оттянешь – это мой основной рабочий инструмент как руководителя, а по совместительству и менеджера. Эта программа сэкономила мне ОЧЕНЬ много рабочего времени. В первую очередь за счет шаблонных ответов. Как создать шаблонную подпись и заготовки ответов в Outlook:

1. Нажимаем в ленте программы (наверху) «Создать сообщение».

2. Появляется новое окно. Выбираем «Подпись». В выпадающем списке выбираем «Подписи».

3. В самом большом поле пишем ФИО, телефон, адрес, наилучшие пожелания адресату и его семье, раскрашиваем это по желанию в любимые цвета, меняем шрифты.

4. Нажимаем «сохранить» и сохраняем с именем, например, «моя подпись».

5. В выпадающем списке «новые сообщения» выбираем пока единственный шаблон с названием «моя подпись». То же самое делаем и в выпадающем списке «ответ и пересылка».

6. Нажимаем «ОК» и покидаем окно «Подписи и бланки».

 Теперь, когда Вы начнете писать новые письма, либо отвечать на чьи-то сообщения, Ваше письмо будет уже содержать созданную Вами подпись.

Правило 3 – долой пустые письма

Достаточно часто приходится получать письма от поставщиков, в которых нет ни темы письма, ни сообщения, ни приветствия. Внутри только счет. Все это воспринимается мною как «На, жри», «Плати, бездушный клиент».

В «Олофе» всем менеджерам при трудоустройстве говорится о том, что письмо должно содержать:

1. Приветствие и обращение к клиенту, если известно его имя.

2. Тему письма, которая кратко описывает суть содержимого письма.

3. Описание приложенного файла и цель его отправки. Просто бывает иногда, что Вы или забыли вложить файл, или он по каким-то причинам не дошел до клиента. И в этом случае получатель хотя бы сможет понять, что файл должен был быть и сообщит о том, что файла в письме все же нет.

Правило 4 – ответить всем

Зачастую отправитель письма добавляет в получатели несколько человек, так как хочет обсудить какой-то вопрос сразу с несколькими адресатами. Возьмите за правило при ответе на подобное письмо нажимать кнопку «Ответить всем». Это четкий непререкаемый стандарт электронной переписки.

Правило 5 – думать перед пересылкой

Недавно я получил письмо от поставщика. В нем было написано, что он не может оказать мне услуги и я могу связаться с другим поставщиком, контакты которого указаны в ниже. Я проскроллировал ниже и обнаружил в письме переписку моего прежнего поставщика с новым. В ней они обсуждали условия того на каких условиях я как клиент буду продан новому. Одним словом, иногда может случиться, что Вы отправите не ту информацию не тому получателю. И поверьте мне, что чаще всего Вы поймете это через несколько секунд после нажатия кнопки «Отправить», но уже будет поздно. Письмо уже улетело.

Чтобы такого не произошло, я создал в своем Outlook правило задержки отправки всех исходящих писем. То есть после нажатия кнопки «Отправить» письмо улетает в папку «Исходящие» и висит там 2 минуты. И только через 2 минуты оно отправляется адресату. Как правило это времени всегда достаточно, чтобы понять ошибку и исправить ее.

Правило 6 – не менять тему письма при ответе

Тема письма всегда должна соответствовать смыслу письма. Опишу почему. Я, допустим, обсуждал с кем-то в переписке вопрос разведения хомячков и тема письма была «хомячки 2017». Прошло какое-то время и, допустим, мой коллега решил написать мне, но взял какое-то совсем старое мое письмо с темой «разделка кролика», нажал ответить и начал писать мне про хомячков. Одним словом, будет путаница, я сразу начну разделывать хомячков, а они ни в чем не виноваты. Хотя и кролики тоже. Виноват коллега, буду разделывать его.

Правило 7 – минимизируйте вложения

Далеко не все почтовые сервисы и серверы могут отправлять и получать большие по объему и количеству вложения. Поэтому даже если у вас получилось отправить 100 классных фоток получателю, то не факт, что они дойдут до него или не перегрузят его почтовый ящик.
Чтобы такого не произошло, то лучше воспользуйтесь каким-либо облачным хранилищем (Dropbox/Onedrive/Яндекс.Диск) и вышлите в письме ссылку на файлы.

Правило 8 – проверяйте спам

Прежде чем говорить человеку о том, что вы не получили от него письмо проверьте сначала в почтовом ящике папку со спамом или нежелательной почтой. Может случиться так, что по каким-то причинам оно попало именно туда.

Но чтобы такого не случилось в последующем, добавьте адресата в доверенные получатели. Для этого кликните в Outlook на подобном письме правой кнопкой мыши, выберите «нежелательные -> никогда не блокировать отправителя» или «нежелательные -> никогда не блокировать домен отправителя».

Правило 9 – свой домен в адресе

Достаточно часто крупные компании используют бесплатные почтовые сервисы и в итоге электронные адреса их сотрудников заканчиваются на @mail.ru, @yandex.ru, @hotmail.ru. Господа, несолидно.

1. Перед собакой вам приходится придумывать сложные комбинации букв и цифр, так как остальные уже заняты теми, кто завел себе ящик в 90-е.

2. Свой домен (@название_моей_компании.ru) сделать очень просто. Регистрируем свое доменное имя, настраиваем почту в специальных сервисах, а также в настройках Office365.

Outlook является моим основным рабочим инструментом в сочетании с различными другими сервисами Office365 и я использую его ежедневно и на мой взгляд достаточно эффективно.

Если вас заинтересовала почта Outlook, то вы можете бесплатно загрузить пробную версию Office 365, в которую входит самая свежая версия Outlook. Чтобы скачать пробник, кликните баннер ниже.


Если у Вас появятся как-либо вопросы связанные с работой подписок на офисные приложения сервисы компании Microsoft, то я всегда готов провести демонстрацию для вас и для ваших коллег.


Пишите на [email protected] или звоните в компанию Олоф по телефону 8-800-250-16-03.


Автор статьи: Олег Фомин

Пример получения адреса электронной почты (если у Вас нет адреса электронной почты)

Откройте программу для доступа в Интернет. Например,
Internet Explorer  , Mozilla Firefox  , Google Chrome .

Существует большой перечень электронных почтовых служб, предлагающих Вам создать и использовать ящик электронной почты. Например, Яндекс (yandex.ru), Гугл (google.com), мэйл (mail.ru), рамблер (rambler.ru) и другие.

В примере мы регистрируем почтовый ящик на почтовой службе Рамблер.


В адресной строке наберите адрес: www.rambler.ru


Когда откроется интернет-сайт «Рамблер», выберите вверху пункт меню «Почта».

 


Откроется страница, приведённая ниже:

Найдите кнопку «Завести почту» и нажмите на неё.
После того, как вы нажмёте на кнопку «Завести почту» на странице «Почта», откроется форма для регистрации электронной почты.
Регистрация состоит из двух шагов:
Шаг 1:

Заполните поля «Имя», «Фамилия», «Адрес электронной почты».
Адрес электронной почты необходимо придумать самостоятельно. Например, в адрес можно включить часть фамилии, имени, даты рождения. Адрес заполняется латинскими буквами.
Возможно, что придуманный Вами адрес кто-то уже занял, тогда необходимо ещё раз придумать его (до тех пор пока Вы не найдёте не занятый никем адрес электронной почты).
Затем придумайте пароль электронной почты. Длина пароля должна быть от 6 до 16 символов и не содержать русских букв.
Сохраните на бумаге адрес электронной почты и пароль, чтобы в будущем можно было зайти в почтовый электронный ящик и посмотреть письма.
На следующем шаге потребуется внести придуманный Вами пароль дважды, чтобы исключить ошибки при запоминании почтовой службой пароля для входа в почтовый ящик.

Выберите контрольный вопрос и укажите ответ на него, чтобы, в случае, если Вы забыли пароль, можно было его восстановить.
Укажите Ваш пол (мужской, женский) и дату рождения.
Введите символы с картинки, чтобы подтвердить, что действительно регистрацию проходит человек, а не компьютерная программа.
Нажмите кнопку «Зарегистрироваться», когда вы заполните все необходимые поля.

 

Нажмите на кнопку «Перейти на сайт» и ознакомьтесь с тем, как пользоваться электронной почтой.

Нажмите кнопку «Напомнить позже», чтобы потом можно было ещё раз увидеть сообщение о том, как пользоваться почтой.

Выберите справа пункт меню «Входящие», чтобы увидеть письма, поступившие в Ваш почтовый электронный ящик:

 

Откройте первое письмо от интернет-сайта «Рамблер», поступившее в Ваш почтовый ящик.

 


В будущем, чтобы зайти в почтовый ящик, откройте интернет-сайт «Рамблер» и выберите пункт меню «Почта» (так, как это указано в самом начале примера).

Затем укажите Логин (буквы из наименования электронной почты до символа @), а также Пароль, нажмите на кнопку «Войти» 

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором не будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим сообщение, на которое сразу же получим ответ.

 

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

 

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить сообщение. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

• Запись на консультацию
• Отчет о работе
• Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

• Запись на консультацию к терапевту
• Отчет о работе по проекту №325
• Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

• От меня
• Срочно
• Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Автор: Илья Кривошеев

Что такое адрес электронной почты, как его сделать и как записывается

Электронная почта — это онлайн-служба, пересылающая указанным адресатам текстовые сообщения, или письма, и другие данные (видео, аудио, сканкопии, таблицы) в виде файлов через защищённый интернет-канал.

Доставка корреспонденции в электронной почте построена по такому же принципу, что и в «бумажной» реальной почте. Отправитель указывает адрес своего почтового ящика (от Кого) и адрес получателя (Кому). А затем служба доставляет адресату депешу.

Если вы не знаете, что представляет собой адрес электронной почты, как его придумать, где зарегистрировать и как правильно указать в форме, прочтите эту статью. Она будет вам в помощь. Ведь рано или поздно, пребывая в глобальной Сети, вы всё равно столкнётесь с этими задачами. Без e-mail нынче в Сети никуда!

Исторический экскурс

В ознакомительных целях, для более ясного представления почтовой коммуникации онлайн, давайте познакомимся с историей её создания. Собственно с тем, как появились e-mail и адреса электронной почты в том виде, в котором они сейчас есть.

Первый прототип почтового сервиса был изобретён программистами массачусетского университета (не поверите!) в 1965 году. Утилитку, пересылающую коротенькие послания специальными файлами в пределах одной локальной системы, прозвали Mail.

В дальнейшем идея оперативной коммуникации, что называется, прижилась и получила дальнейшее развитие. На вторую ступеньку эволюции e-mail в 1968 году вознёс Рэй Томлинс. В рамках проекта министерства обороны США он разработал секретное приложение SNDMSG (Send Message) для переписки и обмена данными в засекреченной военной сети ARPANET — «дедушки» интернета.


Рэй Томлинс

Спустя четыре года, в 1972, Томлинс доработал созданную раннее службу. Создал для неё программную оболочку, имевшую подобие почтового клиента и наделил необходимыми функциями (сортировка писем, отправка файлов и т.д.). Примерно в это же время появился и современный стандарт адреса почты — символ «@» (собачка). Отныне он фигурировал во всех депешах — в адресах электронной почты отправителей и получателей.


ARPANET

В 1975, благодаря усилиям программиста Джона Виталла, почтовый клиент MSG получил новые усовершенствования. В нём улучшились алгоритмы сортировки входящих сообщений, появилась функция «автоматический ответ».


Первый прототипы сетевого взаимодействия ПК

Вот так и ознаменовалась новая эпоха, эра современных сетевых коммуникаций. Это потом уже, в 1976 году, королева Великобритании отправила первое сообщение по Сети, в 1994 в почтовых ящиках пользователей появился спам, а в 2000-ном вирус «I love you»…

Формат адреса e-mail

Итак, что такое адрес электронной почты?

Это уникальная запись, соответствующая стандарту RFC 2822, которая идентифицирует почтовый ящик пользователя и сообщает онлайн-сервису, куда именно необходимо доставить сообщение и прикреплённые к нему файлы.

Давайте разберёмся, как выглядит и из чего состоит адрес ящика.

Его формат можно представить как совокупность трёх отдельных частей. Записывается так:
@

«Логин пользователя» — уникальное название вашего ящика, вы его указываете при регистрации. Как правило, в логине допускается использование английских букв, цифр и символа «_».

«@» — разделительный символ «at», или «собачка», неотъемлемый атрибут любого адреса. Он как бы указывает — кто и откуда. Например: [email protected] — ivan c mail.ru.

— название почтового сервиса, на котором был зарегистрирован ваш почтовый ящик. Например, gmail.com, yandex.ru, mail.ru и т.д.

Где регистрировать адрес?

Электронный ящик и, соответственно, его адрес создаются непосредственно в онлайн-сервисах, его предоставляющих.

Алгоритм регистрации сводится к следующему (что нужно сделать):

1. Определитесь, какой почтовый сервис вы хотите использовать.

2. Откройте его официальный сайт — mail.ru, rambler.ru или др.

3. Перейдите на страничку с регистрационной формой (кнопка, ссылка с надписью «Регистрация», «Зарегистрироваться», «Создать почту»).

4. Укажите все необходимые данные: имя, дату рождения, номер мобильного и т.д. Придумайте логин для ящика и пароль для входа в него.

Примечание. Если затрудняетесь придумать логин почты, воспользуйтесь онлайн-генератором имён. Их в Сети предостаточно.

5. Отправьте заполненную форму на сервер службы (кнопка «Отправить»).

Если все данные были указаны правильно, вы сразу же получите доступ к своей почте.

Подробно о регистрации e-mail читайте здесь.

Как указывать и сообщать адрес?

При регистрации в онлайн-играх, соцсетях и на других веб-ресурсах адрес ящика необходимо указывать в полном формате — @.

Если вы авторизовываетесь в почтовом ящике, например, на таких сервисах, как Gmail, Mail.ru, можно в поле указать только логин — первый элемент адреса.

А почта сама уже «сообразит», какой пользователь решил зайти в профиль и откроет ему доступ.

Если вам нужно в реальном или виртуальном диалоге сообщить собеседнику адрес почты, вы можете представить её в полном формате или же сказать, например, «vasya12 на Gmail, или ivan2012 на mail.ru».

Надёжных вам коммуникаций и комфортной переписки в Сети!

Возникли сложности? Напишите об этом в комментариях и мы постараемся вам помочь.
А если статья оказалась вам полезной, не забудьте поставить лайк!

Что такое электронная почта и для чего она нужна

В реальной жизни, чтобы не считаться бездомным, нужна прописка, а в интернете — электронная почта или электронный адрес. Назначение электронной почты, то же, что и у реальной — получение писем (только в отличии от «Почты России» оно происходит моментально). Но что это за письма и на какой такой адрес их посылают? Давайте разбираться.

Что такое e-mail, как правильно писать и произносить «e-mail»

У электронного адреса  много синонимов, можно услышать «кинь свой ящик», «дай почту» или даже «давай скину на мыло«. И если ящик и почта еще понятно, то при чем тут мыло? Да при том, что с английского электронная почта будет звучать как electronic mail («электроник мэйл») или же сокращенно e-mail (и — мэйл). Ну и пользователи придумали созвучное «мэйлу» «мыло».

Как выглядит адрес электронной почты

И вот кто-то со словами «скинь мне на почту» начинает диктовать какую-то кракозябру. Что за собака, что еще за «гмэйл ком» или «яндекс ру»?

Адрес электронного ящика (или почты или адреса, это все синонимы) состоит из двух частей: Логина, то есть имени пользователя и доменного имени сайта, которые разделяются специальным символом: @ — «собакой»

 

Получается, что в первой части (до знака «@») отображается имя, которое придумал себе человек для регистрации, а вторая часть (после знака «@») — это адрес сайта, на котором зарегистрирована почта, он присваивается автоматически в зависимости от того, где создавался почтовый ящик.

 

 

Интересно, что официальное название знака «@» — коммерческое at, потому что первоначально использовался в платежных документах вместо английского  «at the rate of», то есть по (цене).

Одна из версий гласит, что символ «@» стали называть «собакой»  из-за популярной в СССР компьютерной сети, логотипом которой была собака с «собакой» же вместо носа.

 

Какие бывают виды e-mail

В настоящее время самые популярные почтовые сервисы, а, значит, и самые популярные доменные имена в почтовом адресе (то есть те имена, что идут после «собаки»):

1. gmail.com
2. yandex.ru
3. mail.ru
4. rambler.ru

Разницы в функционировании нет никакой, одинаково быстро и надежно будут доставляться письма на любой из этих доменов. Не имеет значения отправляете ли вы с gmail.com на yandex.ru или же с mail.ru на mail.ru.

Так что вопрос вкусовщины:

как выглядит почта яндекса

 

как выглядит почта гугла

 

как выглядит почта мэйл ру

 

Так в чем же разница и где лучше всего регистрировать электронную почту? Этот вопрос очень похож на тот, «какой браузер лучше», ответа на него однозначного нет. Все зависит от вкуса пользователя. Однако, почта на gmail.com имеет главное преимущество: регистрация на популярных иностранных сайтах будет происходить в один клик, «авторизация с помощью gmail», например, на таком знаменитом видеосервисе, как youtube.

Зачем нужна электронная почта

Разобрались с тем, из чего состоит электронный адрес и где его можно зарегистрировать. Теперь перейдем к тому, зачем он нужен.

1. Получение писем от друзей и коллег. Понятно, если друзья живут в другом городе и обычные письма идут слишком долго. Но что же тут классного может быть, если и регулярно видишься друзьями и коллегами? Да много всего! Письма — это не только текст. Можно делиться фотографиями и ссылками на сайты, прикреплять разные документы и файлы, и все это быстро и легко, без необходимости что-то записывать на флешку или диск. Множество организационных вопросов решаются в несколько кликов мышкой.
2. Регистрация на сайтах. Часто для получения доступа ко всем возможностям (например, комментированию на форумах или же для покупок в интернет-магазинах) требуется регистрация, то есть Вы оставляете свой электронный ящик, придумываете логин и пароль для этого сайта и соглашаетесь с условиями. После чего Вам на e-mail приходит письмо-подтверждение, в котором нужно пройти по ссылке, чтобы активировать свою учетную запись (то есть подтвердить, что это именно Вы регистрировались там). Без ввода электронной почты невозможна регистрация на сайтах.

Часто для того, чтобы оставить комментарий на каком-либо сайте или подписаться на обновления, требуется регистрация на сайте.

Делитесь знаниями с друзьями!

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения. А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошего электронного письма

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие.Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма. Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено.С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывашки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрытие). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это основа вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например получение обратной связи по презентации или организацию встречи с новым клиентом. Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию.Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться. Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать вариант закрытия, который будет соответствовать вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма.С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные дурные привычки при написании электронных писем.Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения. В любом случае, многие люди имеют твердое мнение по этому поводу. Но если их не учитывать, это может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения.Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать их в электронных письмах. Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», лежащее в основе ваших рассуждений. Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [электронных писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей. Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Делайте это кратко и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой. Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Ключ к достижению идеального баланса между формальным и повседневным — это думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по работе с социальными сетями в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, так как они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, то вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Привет» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот самые распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск восклицательных знаков и решите, какие (если есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Написание электронного письма следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, здесь может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly может помочь вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском написаны на высоком профессиональном уровне.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Закончите закрытием

1. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан» . Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

2. Поблагодарите получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите: «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, вы успокоитесь, а вы будете казаться более вежливыми.

3. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

4. Добавьте заключительное слово

   Перед тем, как закончить электронное письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

5. Конец с закрытием

   Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением» , «С уважением», и «Спасибо», — все профессионалы.Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Ура», , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите свою электронную почту и проверьте правописание, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не студент EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового класса.Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Wil

Wil — писатель, учитель, технолог и увлеченно изучает язык. Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как обращаться к кому-то по электронной почте

Когда вы отправляете электронное письмо, важно иметь правильный тон и правильное отношение.Из-за этого вам нужно открыть приветствие, которое обращается к получателю должным образом. В этой статье мы объясняем важность правильного обращения к кому-либо в электронном письме, перечисляем шаги для того, чтобы обратиться к кому-то в электронном письме, и даем вам советы и примеры для рассмотрения.

Связано: 20 способов создать электронную почту

Почему так важно правильно адресовать кому-то электронное письмо?

Когда вы правильно обращаетесь к кому-то в электронном письме, это помогает задать правильный тон для остальной части вашего сообщения.Кроме того, это гарантирует, что получатель прочитает письмо, а не проигнорирует его. Использование правильного приветствия и приветствия также может повлиять на будущую переписку и помочь вам установить отношения с получателем на правильной ноте.

Как обращаться к кому-то по электронной почте

Независимо от того, пишете ли вы своему профессору или потенциальному работодателю по электронной почте, важно обращаться к ним соответствующим образом. Это может повлиять на вашу последующую переписку и помочь вам наладить профессиональные отношения.Выполните следующие действия, чтобы обратиться к кому-либо в электронном письме:

1. Используйте соответствующее приветствие

Чтобы выбрать правильное приветствие для вашего электронного письма, вы должны учитывать его получателя. Если вы знаете получателя, вы можете обойтись более непринужденным и дружелюбным приветствием, тогда как если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого давно не знали, лучше использовать формальное приветствие. Вот несколько примеров того, как начать электронное письмо в зависимости от получателя:

Стандартное приветствие

Чаще всего используется в деловой переписке, использование стандартного приветствия свидетельствует о вашем профессионализме и уважении.Подумайте об использовании слова «Уважаемый» в своей электронной переписке. Вы можете использовать это приветствие, чтобы обратиться к широкому кругу получателей, например к профессору или врачу.

Дружеское приветствие

Если вы знаете кого-то лично, вы можете использовать более непринужденный и неформальный тон и использовать «Привет» или «Привет».

Сердечное приветствие

Если вы хотите использовать профессиональное, но не слишком формальное приветствие, сделайте сердечное приветствие в своем электронном письме.Вы также можете использовать этот тип приветствия, если вы не очень хорошо знаете получателя или когда вам нужно обратиться к профессору или руководителю. Примеры сердечного приветствия: «Добрый день», «Приветствие», «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер».

Связано: Профессиональная электронная почта Приветствия: советы и примеры

2. После приветствия укажите его заголовок и имя.

Помимо правильного приветствия или приветствия, вам также необходимо правильно использовать имя получателя.Как только вы узнаете о ваших отношениях с получателем или их отсутствии, вы можете определить, как обращаться к нему, используя его имя и титул. Вот несколько примеров того, как следовать приветствию:

Если вы хорошо знаете получателя

Если вы знаете получателя по имени, используйте его имя после приветствия. Это хорошо работает, если вы отправите электронное письмо своему менеджеру или коллеге. Например, вы можете обращаться к ним как «Дорогой Тейлор», или «Привет, Боб».

Если вы не знаете получателя

Если вы плохо знаете получателя, используйте его соответствующий заголовок, за которым следует его фамилия или их имя и фамилия.Например, вы можете использовать «Мистер Джонс», или «Миссис Джейн Джонс». Если вы не знаете их пол, используйте их полное имя, например «Дорогой Джордан Джонс». Если вы знаете их пол, но не знаете их имя, выберите «Сэр», или «Мадам». Например, вы можете обращаться к ним как: «Уважаемый господин или госпожа».

То, как вы обращаетесь к кому-либо в электронном письме, также зависит от ваших конкретных отношений с получателем. Например, то, как вы обращаетесь к потенциальному работодателю, отличается от того, как вы обращаетесь к своему профессору.Вот несколько примеров того, как обращаться к определенным получателям:

• Предполагаемый работодатель или руководитель: Когда вы обращаетесь к потенциальному работодателю или менеджеру, используйте «Мистер». или «Мисс», , за которыми следует их фамилия. Используйте только «Mrs.» или «Мисс» , если известно их семейное положение. Например, вы можете обращаться к ним как «Уважаемая мисс Браун», или «Уважаемый мистер Филдс».
• Учитель, профессор или менеджер: Когда вы обращаетесь к профессору, используйте «Уважаемый», после его фамилии.Например, «Уважаемый мистер Роджерс».
• Кто-то с докторской или медицинской степенью: Обращайтесь к кому-либо, занимающему эту должность, как «доктор», после его фамилии. Например, «Уважаемый доктор Беннет».

Связанный: 45 различных электронных поздравлений для использования на работе

3. Правильно напишите их имя

Чтобы проверить правильность написания имени, проверьте любую имеющуюся у вас документацию с его именем или найдите его имя онлайн.Это показывает, что вы нашли время, чтобы изучить, как они пишут свое имя. Это также показывает ваше внимание к деталям и профессионализм.

Хотя важно правильно написать их имя независимо от того, насколько хорошо вы его знаете, это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого давно не знали. Это может помочь вам положительно начать ваши отношения.

4. Начинайте приветствие с заглавной буквы и пунктуации.

После приветствия добавьте запятую или двоеточие.Как правило, запятая больше подходит для электронной переписки, поскольку запятая является более формальной. Вот несколько примеров приветствий с соответствующей пунктуацией:

• «Дорогой мистер Фокс:»
• «Уважаемая миссис Фокс»,
• «Привет, Джон»,
• «Привет, Келли: «

Связанный: Как создать профессиональное приветствие по электронной почте

Советы по обращению к кому-либо по электронной почте

Теперь, когда вы знаете, как обращаться к кому-то по электронной почте, примите во внимание следующие советы для вашей электронной переписки :

Переключитесь на неформальные приветствия в последующих электронных письмах

По мере того, как вы лучше узнаете получателя, переключитесь на более неформальные приветствия.Например, используйте «Уважаемый» или «Привет» при первом обращении к ним, но переключитесь на более дружелюбное приветствие, такое как «Привет снова» или «Привет» в последующих электронных письмах.

Измените приветствие после изменения ваших отношений

Когда потенциальный работодатель превратится в вашего текущего менеджера, измените свое приветствие, чтобы отразить это. Например, переход с «Уважаемый» на «Привет» или «Привет» , как только у вас появятся новые рабочие отношения.

Обдумайте, какое приветствие они используют

Если вы начали свое первоначальное электронное письмо с «Дорогая Джейн Джонс», например, , и они отвечают только с вашим именем, вы можете ответить «Дорогая Джейн» в своем последующие электронные письма. Точно так же, если они ответят на все ваши электронные письма «Уважаемый господин», , даже если вы подписались только на свое имя, ответьте «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» в своих последующих электронных письмах. Если вы не знаете их пол, выберите «Уважаемый сэр или мадам.»

Используйте восклицательные знаки умеренно.

Зарезервируйте восклицательные знаки для случайной переписки по электронной почте или когда вы пишете кому-то, кого вы знаете. Не забудьте также ограничить количество используемых восклицательных знаков.

Примеры обращения к кому-то в email

Если вам нужны дополнительные инструкции о том, как обращаться к кому-то по электронной почте, рассмотрите следующие примеры:

Пример 1: Учитель или профессор

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить своему профессору-мужчине с подходящее приветствие:

Уважаемый профессор Робертс,

Добрый день! Как мы уже обсуждали, я приложил свой заключительный отчет к этому электронному письму.Дай мне знать, если тебе что-нибудь понадобится от меня.

С уважением,
Джулия Баркс

Пример 2: Предполагаемый работодатель

Вот пример электронного письма потенциальному работодателю-женщине с соответствующим приветствием:

Уважаемая г-жа Альбертсон, 9

Мне стало известно, что вы в настоящее время нанимаете на должность менеджера проекта в Everly Inc. Судя по описанию должности, я считаю, что я бы идеально подошел для этой роли.К этому письму я приложил свое резюме и сопроводительное письмо. Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,
Ноа Дженнингс

Как правильно написать официальное электронное письмо и получить преимущества для вашего бизнеса

В этой статье мы покажем вам, как написать официальное электронное письмо, которое принесет пользу вашей репутации и вашему бизнесу.

Хотя 86 процентов профессионалов и 73 процента потребителей говорят, что предпочитают общение по электронной почте, около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика.Из тех, кто это делает, средний процент открытий составляет от 15 до 20 процентов.

Вы можете повысить открываемость электронной почты и рейтинг кликов и убедиться, что ваше сообщение положительно повлияет на ваш бизнес, используя официальный адрес электронной почты и правильную структуру электронной почты.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше!

Статистика использования электронной почты

• В мире 5,5 миллиардов учетных записей электронной почты.
• 3,9 миллиарда пользователей электронной почты.
• Ежедневно отправляется и принимается более 306,4 миллиардов писем.
• В среднем человек отправляет и получает 71 электронное письмо в день в рамках обычного делового общения.
• 54 процента электронных писем B2B содержат маркетинговые сообщения.
• 99 процентов пользователей проверяют свою электронную почту ежедневно, а 66 процентов из них совершают покупки по электронной почте.
• Средний CTR маркетинговых электронных писем B2B составляет 4 процента.
• Список можно продолжать, но вы поняли идею!

И снова 73 процента потребителей предпочитают общение по электронной почте, что более чем понятно в эпоху обмена мгновенными сообщениями.А теперь представьте, что у вас есть возможность охватить лишь небольшой процент этих потенциальных клиентов и потребителей, и насколько это может способствовать росту вашего бизнеса и признанию на рынке. Представьте, что вы связываетесь с обычным непрофессиональным адресом электронной почты. Кто-нибудь даже откроет это письмо?

Как официальный адрес электронной почты поможет вашему бизнесу

Если вы рассылаете рекламные предложения и информационные бюллетени или запускаете маркетинговую рассылку по электронной почте, ваш адрес электронной почты будет первым, что произведет впечатление на получателей, поэтому вы должны убедиться, что он хороший.Официальный адрес электронной почты увеличивает ваше доверие.

Вот некоторые из преимуществ использования профессионального адреса электронной почты:

• Клиенты и клиенты будут воспринимать ваш бизнес как серьезную компанию.
• Клиенты с большей вероятностью запомнят ваш адрес электронной почты и бренд, если вы используете профессиональный адрес электронной почты.
• Единственный бизнес, который вы продвигаете, — это ваш.

Сегодня для стартапа практически невозможно быть конкурентоспособным на рынке без сильного присутствия в Интернете.Важно иметь корпоративный презентабельный адрес электронной почты, который вы будете использовать для разработки качественной маркетинговой и управленческой стратегии и достижения ваших долгосрочных целей.

Адрес электронной почты сам по себе является неотъемлемой частью имиджа вашей компании, потому что он показывает вашим будущим клиентам уровень профессионализма, на который они могут рассчитывать. Например, профессиональный адрес электронной почты — ключевой ингредиент для запуска успешной маркетинговой кампании по электронной почте или попытки создать бренд и сделать компанию легко узнаваемой на рынке.

Чтобы правильно управлять своим новым адресом, используйте поддерживаемый почтовый клиент, который может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Mailbird постоянно обновляется, а его функции интеграции предоставляют все, что вам нужно, прямо у вас под рукой на одной элегантной панели инструментов.

Как создать официальный адрес электронной почты

Создание официального адреса электронной почты относительно несложно. Вам нужно краткое доменное имя, соответствующее названию вашей компании, а затем найдите подходящего провайдера.Самые популярные провайдеры на рынке:

• Google G Suite
• Microsoft Outlook
• iCloud
• Yahoo Mail
• , почта AOL
• Zoho Mail
• GMX Mail
• Яндекс.Почта
• Mail.com
• Lycos Mail

Все они предлагают бесплатную версию; однако, если вам нужны дополнительные функции, обычно требуется ежемесячная подписка. Например, базовые бизнес-пакеты для Google Workplace и Microsoft Outlook стоят от 6 долларов в месяц.

Как написать официальное электронное письмо: элементы и советы по составлению официальных электронных писем

В этом разделе давайте сосредоточимся на изучении того, как писать профессиональные электронные письма, и на элементарных принципах электронного этикета.

В чем разница между формальным и случайным?

Если вам нужно отправить деловое письмо или связаться с кем-то, кого вы плохо знаете, вам нужно будет написать официальное электронное письмо. Повседневный стиль, к которому вы, возможно, привыкли писать друзьям и родственникам, не подойдет для деловой переписки.

Мы упоминали, что около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика получателя. Из них открываются только 22 процента. Основные причины, по которым электронные письма не доставляются или не читаются, — это спам в строках темы и подозрительные адреса электронной почты. Использование официального адреса электронной почты и тщательная обработка писем помогут обойти спам-фильтры.

Отправитель

Получение сообщения с неофициального адреса электронной почты — это красный флаг для большинства пользователей электронной почты.

Когда вы отправляете важное электронное письмо с таких адресов, как D0gL0ver64 $ @ example.com или [email protected], скорее всего, сообщение будет удалено, а дальнейшее общение будет заблокировано. Если, конечно, вы не отправите его другу или члену семьи.

При отправке официального электронного письма вы должны использовать официальный адрес электронной почты, который включает ваше полное имя, например:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Если вы пишете от имени учреждения или компании, лучше всего использовать адрес электронной почты, предоставленный организацией, например e.г., [email protected].

Структура и тон

Наиболее существенное различие между формальным и обычным электронным письмом — это структура. Когда вы пишете неформальное электронное письмо, вам не нужно слишком беспокоиться о структуре и тоне.

Например, обычное электронное письмо вашему другу может выглядеть примерно так:

В официальных электронных письмах структура четко определена и всегда должна соблюдаться. Официальные электронные письма начинаются с приветствия, имеют вступительное предложение, текст письма и раздел подписи.Вы также должны помнить о тоне.

Официальные электронные письма не должны содержать неформальной лексики, сокращений, сокращений, сленга и смайликов. Обратите внимание, что несколько шрифтов, особенно шрифты сценария, новые шрифты и рукописные шрифты, не подходят для формального электронного письма.

Лучшие варианты для официальных электронных писем включают распространенные, легко читаемые шрифты:

• Times New Roman
• Arial
• Калибри
• Вердана
• Грузия
• Helvetica

Использование правильной грамматики в официальных электронных письмах жизненно важно.Цель состоит в том, чтобы читатель понял ваше сообщение и предпринял действия. Для этого исправьте орфографические ошибки, проверьте грамматику и имена собственные, а также убедитесь, что нет опечаток.

Вот пример официального электронного письма:

Привет, Майкл, Пишу о выпускных фото для класса 2020 года. Пришлите их до 4 октября 17:30. так что мы можем включить их в альбом класса, который мы создаем на следующей неделе. Если нам следует ожидать задержки доставки, сообщите нам как можно скорее. С уважением, Джоан Смит Профессор социологии Гарвардского университета [[email protected]] [+ 1 234 5678]

В этом и предыдущем примере передается одно и то же сообщение, но очень разными способами.

Давайте подробнее рассмотрим все элементы.

Каковы элементы формального электронного письма?

• Тема — первое, что читатель видит в своем почтовом ящике.
• Приветствие — приветствие, персонализированное для вашего читателя.
• Intro — сообщает цель электронного письма.
• Body — текст письма.
• Закрытие — фраза типа «наилучшие пожелания» и ваша подпись.

Тема

Официальное электронное письмо требует более подробной темы, которая не вводит в заблуждение или не содержит недостающей информации, например:

Отправить фотографии выпускных выпусков 2020 года: 4 октября, 17:30 с.м.

Идеальная длина строки темы — от шести до десяти слов.

Из-за спам-фильтров следует избегать некоторых триггерных слов:

• Купить
• Купить напрямую
• Нажмите здесь
• Срок действия предложения истекает
• Только новые клиенты
• Специальное предложение
• Эксклюзивное предложение
• Подать заявку
• Один раз в жизни
• Срочно
• Прочтите
• Не удалять
• и др.

Приветствие

При неформальном общении иногда пропускают приветствие или приветствие. Он всегда присутствует в официальных электронных письмах, независимо от того, обращаетесь ли вы к отдельному человеку или к группе.

При отправке официального электронного письма постарайтесь узнать имя или титул получателя электронного письма. Включите почетные знаки (господин, госпожа, профессор, доктор / доктор), когда это необходимо. Если вы не знаете их имени или титула, часто лучше использовать простое «Привет», чем печально известное «Для кого это может касаться».

Формальное приветствие выглядит так:

Уважаемый профессор Уайт, / Уважаемый директор по маркетингу, / Уважаемые студенты, / Уважаемый г-н Смит

Не так:

Эй! / Джон, / Привет дружище!

Введение

Введение используется для передачи цели электронного письма. Однако, если вы пишете кому-то впервые, вам также следует кратко представиться.Обычное электронное письмо другу часто вообще не требует представления.

Официальное введение по электронной почте может выглядеть так:

Меня зовут Ребекка Грин, я маркетолог по электронной почте и основатель White Marketing Services, LLC. Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем двухнедельном бесплатном тренинге по электронному маркетингу.

Кузов

В неофициальном электронном письме вам может не понадобиться уточнять цель электронного письма. В формальном деловом общении вы должны использовать текст, чтобы указать дополнительные сведения о теме электронного письма.Читатель может не так много знать о вас или вашем бизнесе, поэтому здесь можно дать важную информацию. Будьте ясны и кратки, чтобы не запутать читателей.

Пример основного текста:

White Marketing Services помогает компаниям упростить и оптимизировать электронную переписку. Чтобы помочь вам в этом, мы организуем двухнедельный тренинг «Освоение искусства электронного маркетинга» с 7 по 21 ноября. Он включает в себя пять живых сессий, посвященных основным стратегиям электронного маркетинга, а также специальную сессию вопросов и ответов и коллекцию бесплатных шаблонов электронной почты.Обучение бесплатное, но количество мест ограничено, поэтому не забудьте зарегистрироваться сейчас.

Закрытие

В обычных письмах закрытие часто пропускается или очень неформально, например:

Ура, дружище! / Ответь мне / LMK, что ты думаешь / TTYL / Love

Напротив, официальные электронные письма требуют более формального закрытия. Вот некоторые примеры приемлемого официального закрытия электронной почты:

С уважением, / С уважением / С уважением, / С уважением,

После закрытия вашего электронного письма должна быть поставлена ​​профессиональная подпись, которая напоминает читателю, кто вы есть, и предоставляет информацию о том, как с вами связаться.

Как подписать электронное письмо

Профессиональная подпись электронной почты является неотъемлемой частью официального электронного письма, так как она:

• Помощь в общении
• Помогает установить идентичность вашего бренда
• Оставляет неизгладимое впечатление

Индивидуальные электронные подписи стали настолько популярными, что профессионалы придумали термин «электронный маркетинг с подписями». Фирменные подписи и баннеры привлекут внимание читателя гораздо больше, чем небрендовые подписи.Кроме того, добавление ссылки в подпись электронной почты может экспоненциально увеличить количество подписчиков в социальных сетях.

Однако добавление ссылок на социальные сети работает только в том случае, если вы уверены в качестве своего профиля в социальных сетях. Если вы не публикуете качественный контент и не общаетесь со своими подписчиками постоянно, привлечение большего количества людей к вашему некачественному профилю может нанести ущерб вашей репутации.

Большинство пользователей предпочитают использовать шаблоны подписей для создания профессиональной подписи электронной почты, которая приносит результаты.Простое указание вашего имени в конце письма не приведет к действию. Добавление графических элементов и контактной информации вызывает интерес и заинтересованность.

Чтобы максимально использовать вашу электронную подпись, вы можете добавить:

• Ваша должность или должность
• Дочерняя организация
• Контактная информация (номер телефона, сайт, адрес офиса, ссылки в социальных сетях)
• Ваша фотография или логотип компании
• Призыв к действию или социальное доказательство

После того, как вы создали свою персональную подпись электронной почты (или если вы стремитесь к настоящему «вау-фактору», графический дизайнер), вы можете добавить ее к функции автоматической подписи для всех своих писем.

Дополнительные советы по созданию электронных подписей:

• Сделайте это простым и лаконичным
• Используйте один или два фирменных цвета, чтобы привлечь внимание
• Разделите разные элементы с помощью белого пространства и разделителей
• Включите награды или значки сертификатов
• Дизайн для мобильных устройств (размер текста, разнесенные значки)

Перед отправкой: 5 советов по улучшению формального письма электронной почты

Хотя структура важна, существуют также определенные правила и рекомендации для написания официальных электронных писем:

Будьте осторожны в том, что вы пишете

Никогда не пишите по электронной почте то, о чем не хотите говорить публично.Чаще всего неправильный человек в разделе CC может превратить ваше деловое общение в полномасштабный скандал. Итак, перепроверьте содержание и людей, которым вы его отправляете.

Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомцами

Любой официальный формат электронной почты включает введение. Не думайте, что люди знают, кто вы и чем занимается ваша компания, когда вы обращаетесь к ним впервые. Вместо этого найдите время, чтобы написать краткое введение о себе, своей фамилии и своей компании.Сделайте его простым и элегантным и предоставьте только важную информацию.

Будьте своевременны

Нет ничего хуже, чем ждать ответа. Если вы хотите расширить список клиентов и иметь довольных клиентов, то своевременное реагирование имеет решающее значение. На самом деле приемлемо от 24 до 48 часов, а все, что превышает два дня, можно считать небрежным.

Не отправлять однострочные сообщения

Использование сверхкоротких предложений и однострочников не продвигает общение.Кроме того, использование неформальных слов, таких как «хорошо» и «хорошо», не произведет хорошего впечатления на ваших сверстников.

Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг

Написание электронного письма — это не обмен мгновенными сообщениями, и его нельзя рассматривать как таковое. В конце концов, это два разных канала связи не зря. Для профессионалов недопустимо использовать такие выражения, как 4u или Gr8, в деловой электронной почте. Вы рискуете выглядеть непрофессионально в глазах коллег и клиентов.

Вот официальный пример электронного письма:

Повысьте узнаваемость бренда с помощью официального адреса электронной почты

Теперь, когда вы знаете, как написать официальное электронное письмо, важно указать еще на одно преимущество электронной почты в бизнесе.

Идентификатор электронной почты — это электронный идентификатор, присвоенный вам сервером. Например, в адресе электронной почты [email protected] elon.musk — это идентификатор электронной почты. Когда вы используете официальный адрес электронной почты для продвижения своего бизнеса, вы берете на себя профессиональную ответственность, которая создает впечатление надежности и компетентности. Если клиенты думают, что ваша компания профессиональна и может предложить отличный продукт / услугу, они ответят.

Тем не менее, их первое впечатление может быть и последним, если вы не рекламируете свой бизнес должным образом с помощью официального адреса электронной почты и правильного содержания электронной почты.Если вы ведете бизнес с одним человеком, рекомендуется профессиональная электронная почта для фрилансеров. Представление ваших услуг в деловом сообществе должно выглядеть уважаемым, а адрес электронной почты должен отражать ваш профессионализм. Помните, ваша электронная почта — это отражение вас и вашей компании!

Заключение

Наличие профессионального адреса электронной почты для общения с клиентами дает множество преимуществ. Люди отнесутся к вам серьезно, и ваш бренд станет узнаваемым.Персонализированное электронное письмо также может помочь вам в продвижении вашего бизнеса.

Умение написать электронное письмо неразрывно связано с профессиональным адресом электронной почты. Написать официальное электронное письмо очень просто; просто следуйте простым шагам, описанным выше.

Правильное официальное общение с вашими клиентами не только заставит вас выглядеть профессионально, но также может внести свой вклад в маркетинговую стратегию, которая выполнит ваши долгосрочные цели! И так, чего же ты ждешь? Следуйте инструкциям по написанию профессионального электронного письма и начните общаться со своими клиентами и покупателями!

Как начать официальное электронное письмо?

Это может показаться неважным, но то, как вы начинаете профессиональную переписку, может принести пользу и даже иметь последствия.Например, использование неправильной темы или приветствия, такого как «Уважаемый господин», может сделать вашу компанию некомпетентной и стоить вам клиента. Вот шесть хороших способов начать профессиональную переписку:
— Привет, [имя],
— Уважаемый [Имя],
— Привет,
— Привет,
— Привет или привет [Имя],
— Всем привет.

Как написать вежливое электронное письмо?

Умение написать профессиональное электронное письмо важно для любого владельца бизнеса. Mailbird разработал семь шагов для обеспечения безупречного написания электронной почты.
— Будьте осторожны;
— Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомцами;
— Будь своевременным;
— Не отправлять однострочные сообщения;
— Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг;
— Простота и ясность — ваши лучшие друзья в деловом общении;
— Всегда указывайте тему, подпись и свою фамилию (также просто и элегантно).

Как написать письмо незнакомому человеку?

Отправляя электронное письмо незнакомому человеку, люди часто используют слишком формальную фразу, например, «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа.Следует избегать таких фраз, а также слишком случайных приветствий, таких как «Привет». Вместо «Уважаемый господин» начните свое электронное письмо с простого «Здравствуйте».

Как закрыть официальное электронное письмо?

Знать, как закрыть официальное электронное письмо, так же важно, как и знать, как его начать. В заключение фраза типа «Дай мне знать» — не лучшая идея. Вот несколько распространенных способов завершить электронное письмо. Ваша подпись должна следовать:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— Спасибо,
— Теплые пожелания,
— С благодарностью,
— Большое спасибо.

Что я могу написать вместо «наилучших пожеланий»?

Если вы хотите установить тесную личную связь со своими клиентами и клиентами, письма, которые вы пишете, не обязательно должны быть формальными. Вы можете заключить их в теплые поздравления и концовки. «С наилучшими пожеланиями» злоупотребляют, поэтому вот несколько альтернатив:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С благодарностью.

18 Советы по написанию электронных писем для офиса (с образцами писем)

Если вам интересно, как написать электронное письмо на английском языке, вы точно не одиноки.

Электронная почта на протяжении десятилетий имела огромное значение для Интернета.

MySpace пришел и ушел, Google обогнал AskJeeves, Napster отключился…

Но электронная почта никуда не денется.

По-прежнему необходимо иметь адрес электронной почты, и люди отправляют электронные письма почти каждый день.

Вот почему умение написать четкое и ясное электронное письмо на английском языке — действительно важный навык.Это может помочь вам найти работу, завести друзей, поступить в университет и многое другое.

Если вы впервые пишете электронное письмо на английском языке, ознакомьтесь с этим руководством для начинающих.

Затем продолжайте читать этот пост, чтобы получить полезных советов о написании электронной почты и культуре электронной почты (что можно и чего нельзя).

Вы освоитесь с форматом письма электронной почты на английском языке и увидите полных образцов различных типов писем, написанных на английском языке .

Готовы? Давайте начнем писать электронные письма на английском языке!

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Общие советы по написанию электронного письма на английском языке

1. Убедитесь, что электронная почта необходима

Как и большинство советов по написанию электронных писем в этом разделе, это может показаться очевидным. Но иногда мы забываем очевидные вещи.

Итак, спросите себя: «Есть ли лучший или более быстрый способ справиться с этой ситуацией?» Многие люди получают десятки или даже сотни писем в день, поэтому убедитесь, что электронная почта является самым быстрым, ясным и эффективным способом общения в вашей ситуации.

Например, если вы пишете коллеге или другу, которого часто видите, вы, вероятно, можете просто поговорить с ним или с ней лично. Или вы также можете отправить текстовое сообщение или позвонить по телефону.

Если вы решили, что электронное письмо — лучший вариант, ознакомьтесь со следующими советами, прежде чем нажимать «Отправить».

2. Используйте отдельные служебные и личные адреса электронной почты

Это может не относиться ко всем, но если вы можете это сделать, это может помочь вам во многих отношениях.

Многие вакансии автоматически предоставляют вам адрес электронной почты, который вы должны использовать.В таком случае проблема решена. Используйте служебный адрес электронной почты для работы и свой личный адрес электронной почты для личных писем.

Если у вас есть рабочий адрес электронной почты, он может сделать его более профессиональным. Это хорошо, если вы пишете официальное электронное письмо, но может быть не так хорошо, если вы пишете другу. Вот почему два могут быть полезны.

Кроме того, если у вас есть отдельные учетные записи, это может помочь вам сбалансировать вашу личную и профессиональную жизнь.

3.Будьте ясны, кратки и вежливы

Опять же, многие люди получают так много писем каждый день. Если ваше электронное письмо непонятное, злое или очень длинное, получатель может ответить не сразу. В конце концов они могут забыть ответить или даже просто удалить его.

Так что переходите к делу быстро, но не грубо.

Относитесь к электронной почте так же, как к эссе, только намного короче, и вы, вероятно, добьетесь хороших результатов. В эссе вы должны представить тему, объяснить различные моменты, а затем завершить тему.

Честно говоря, я сам с трудом справляюсь с этим. Я (обычно) не грубо пишу по электронной почте, но у меня есть проблемы с «краткой» частью. Поэтому, когда я заканчиваю писать электронное письмо, я проверяю его и пытаюсь удалить около 20% контента, поскольку в нем, вероятно, не было необходимости.

4. Не пишите электронные письма, когда злитесь

Может возникнуть соблазн написать грубое электронное письмо, когда вы чем-то расстроены или сердиты. Но оно того не стоит.

Если вы злитесь, подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем писать электронное письмо.Лучше подождать день, чем потерять работу или разрушить дружбу из-за того, что вы сказали что-то глупое, когда рассердились.

5. Используйте короткие предложения

Как и №3, это проблема меня самого. Я люблю писать длинные и сложные предложения, но часто они сбивают читателя с толку. Это особенно верно, если читатель не является носителем английского языка.

Я преподаю английский в Коста-Рике, а в испанском, кажется, более распространены действительно длинные предложения с большим количеством запятых.Это очень сбивает с толку, особенно если перевести эти идеи на английский.

Итак, совет: пишите короткие предложения. Если вы пишете короткие ясные предложения, это неплохой вариант для английского. Некоторые авторы, такие как Эрнест Хемингуэй, известны этим. (Есть даже онлайн-инструмент под названием Hemingway App, который поможет вам писать больше, чем он!)

Если вы хорошо умеете писать по-английски, вы можете использовать длинные и более сложные предложения. Но опять же, если вы хорошо умеете писать по-английски, то, вероятно, вам не понадобятся эти советы по написанию электронных писем!

Если вы хотите четко и правильно использовать более длинные предложения, FluentU — отличный ресурс для изучения различных способов построения предложений на английском языке.

FluentU берет видео из реального мира — например, музыкальные видеоклипы, трейлеры к фильмам, новости и вдохновляющие выступления — и превращает их в индивидуальные уроки изучения языка.

В отличие от традиционных сайтов для изучения языков, FluentU использует естественный подход, который поможет вам со временем освоить английский язык и культуру. Вы выучите английский так, как на нем говорят в реальной жизни.

На FluentU есть много интересного контента из популярных ток-шоу, документальных фильмов о природе и забавных рекламных роликов, как вы можете видеть здесь:

С FluentU смотреть видео на английском очень просто.Есть интерактивных подписей. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы просмотреть другие примеры слова, которое вы изучаете.

Самое приятное то, что FluentU отслеживает словарный запас, который вы изучаете, и дает вам дополнительную практику со сложными словами.Он даже напоминает вам, когда пора сделать отзыв! Каждый учащийся получает по-настоящему персонализированный опыт, , даже если они учатся по одному и тому же видео.

Вы можете начать использовать веб-сайт FluentU на своем компьютере или планшете или, что еще лучше, загрузив приложение из магазинов iTunes или Google Play.

6. Избегайте пересылки электронных писем и ответов на все номера

Вариант «Переслать» в электронной почте — это благословение (хорошо) и проклятие (плохо). Может быть полезно быстро передать важную информацию новому человеку.Однако он также может раздражать получателя, если используется неправильно. (То же самое и с опцией «Ответить всем».)

Если вам нужно переслать электронное письмо, внимательно проверьте, какую информацию вы пересылаете. В некоторых случаях он может быть личным, конфиденциальным или просто чрезмерным (ненужным). Если да, вырежьте эти части.

Кроме того, некоторые почтовые программы отфильтровывают электронные письма, помеченные «Fwd» в начале строки темы, и могут даже помещать их в фильтр спама или отказываться доставлять их.

И если вы нажмете «Ответить всем», внимательно посмотрите на всех получателей, которые получат ваше письмо. Некоторым людям может не понадобиться ваше сообщение. Очень неприятно получать электронные письма на темы, которые вас не интересуют.

7. Используйте средство проверки правописания

Большинство почтовых программ имеют эту опцию, поэтому обязательно используйте ее перед отправкой электронного письма.

Или, если ваша почтовая программа не предлагает проверку орфографии на английском языке, вы можете добавить в браузер расширение, например Grammarly , и использовать его в любое время, когда что-нибудь пишете.

Чтобы получить наиболее точную версию Grammarly, вам необходимо убедиться, что у вас установлена ​​версия Grammarly Premium , которая выделяет и предлагает исправления для более сложных проблем с английским языком,

8. Следите за подписями

Многие люди ставят «крутые» или «забавные» подписи внизу писем. Они часто включают контактную информацию, например адреса электронной почты или номера телефонов. Это может быть полезно, но если ваши электронные письма будут переадресованы (см. № 5), эта информация может попасть к людям, которых вы не знаете, или даже людям, которым вы не хотели бы иметь эту информацию.

Кроме того, если вы отправляете несколько электронных писем с другим человеком, оно может каждый раз включать вашу подпись, и цепочка писем становится все длиннее и длиннее. Так что подумайте о том, чтобы не включать вашу подпись в некоторые электронные письма.

Или, если вам нужна подпись электронной почты, постарайтесь сделать ее простой, не включая вашу личную информацию.

9. Если возможно, попросите носителя языка вычитать вашу электронную почту

Если вы знаете кого-либо из носителей языка или у вас есть друзья, которые хорошо говорят по-английски, вы можете попросить их просмотреть ваше письмо перед отправкой.Это особенно верно, если речь идет о чем-то важном.

Если вы посещаете уроки английского языка, вы можете даже попросить своего учителя просмотреть электронное письмо — только не забудьте вежливо спросить и сказать «пожалуйста»!

10. Прочтите письмо лично, прежде чем отправлять его

Не всегда удается найти носителя языка для проверки вашей электронной почты. В таких случаях все равно будет полезно прочитать электронную почту самостоятельно. Это также может помочь вам в вашем английском.

Постарайтесь прочитать текст своего электронного письма вслух.Прежде всего, это поможет вам поработать над произношением, что всегда приятно. Во-вторых, это может помочь вам увидеть и услышать грамматические ошибки.

Это также поможет вам понять, как ваша электронная почта «течет». Если он слишком длинный или сложный для чтения вслух, возможно, вам стоит сделать его короче и понятнее.

11. Проверьте адреса электронной почты всех получателей.

Как я уже говорил, я живу в Коста-Рике. Люди здесь часто носят ту же фамилию, что и многие другие люди.Это в основном как «Смит» или «Джонсон» в США, но примерно в 10 раз хуже.

У меня даже было несколько учеников одновременно с одинаковыми именами и фамилиями. И я по ошибке отправлял электронные письма людям с очень похожими именами.

Так что просто проверьте эти адреса электронной почты дважды на всякий случай.

Советы по написанию писем на английском с четкой структурой

После того, как вы выполнили общие советы по написанию электронных писем, приведенные в предыдущем разделе, вам нужно фактически написать письмо.Так как же это сделать?

Существует особая структура и формат написания электронного письма на английском языке, показанные в следующих советах.

12. Используйте тему сообщения

Удивительно, как много людей этого не делают. Также будьте конкретны в теме письма.

Например, не пишите просто «Вопрос». Вместо этого будьте более конкретными, например «Вопрос о расписании пятничной встречи». Таким образом, получатель сразу узнает, о чем ваше письмо, еще до того, как его откроет.

13. Начните с соответствующего приветствия

Очень вежливо начинать с какого-нибудь приветствия. Если вы хорошо знаете этого человека и это неформальное письмо, вы можете просто сказать «Привет, [имя]».

Вы также можете использовать «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]», чтобы быть менее случайным.

Если вы не знаете имя человека (например, если вы пишете в службу поддержки), вы можете использовать «Для кого это может касаться».

Обратите внимание, что после приветствия обычно следует использовать запятую.Согласно многим сайтам, таким как Business Writing , вы должны использовать запятую после приветствия в личных электронных письмах и письмах и использовать двоеточие после приветствия в деловых или официальных электронных письмах / письмах.

Но на самом деле запятая, вероятно, всегда подойдет, если вы не помните правило.

14. Обратите внимание на знаки препинания

Каждое предложение начинается с заглавной буквы. Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения.

Это небольшая деталь, но она действительно может помочь произвести положительное впечатление.

15. Подумайте, куда девать светскую беседу

Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, вы можете включить небольшую беседу. Это может быть что-то вроде вопроса о семье человека, общем друге или о вашей общей деятельности. Но где и как это включить?

Лично я предпочитаю включать эту информацию после «деловой» части электронного письма. Если я прошу об одолжении, я предпочитаю сначала попросить, а потом завязать светскую беседу.

Другие люди или культуры могут предпочесть сначала светскую беседу, поэтому вы можете скорректировать ее, если хорошо знаете личность читателя.

16. Начни с конца

Когда вы пишете, сосредоточьтесь на цели и цели вашего электронного письма. Если вы задаете вопрос, это должно быть в центре внимания вашего электронного письма. Если вам нужна услуга, тогда должно быть очень ясно, какая услуга вам нужна и как именно читатель может вам помочь.

Представьте, что вы являетесь получателем: сразу ли вы поймете, что вам нужно сделать в ответ на электронное письмо?

17.Ставьте пробелы между абзацами

Если этого не сделать, получится гигантский блок текста. Просто дважды нажимайте клавишу «Return / Enter» между абзацами. Его гораздо легче читать и меньше утомлять.

18. Используйте соответствующий закрывающий элемент

Вы можете найти несколько примеров ниже, но убедитесь, что это прощание, подходящее для цели вашего электронного письма. Другими словами, не подписывайте электронное письмо со словами «С любовью, Райан», если вы пишете своему боссу.

Точно так же не подписывайте «С уважением, Райан Сицман», если вы пишете бабушке, чтобы поблагодарить ее за подарок на день рождения, который она вам подарила.(И определенно не подписывайте свои электронные письма как «Райан Сицман», если это не ваше имя! А если это ваше имя, дайте мне знать. Я хотел бы создать клуб Райана Сицманса!)

А теперь давайте применим все эти советы на практике!

Пример распространенных типов электронных писем на английском языке

Одно замечание, прежде чем мы продолжим это руководство о том, как написать электронное письмо на английском языке: как я уже упоминал в первом разделе, если вы пишете очень важное электронное письмо — например, если вы подаете заявление в университет или вам нужно присылайте соболезнования (выражайте сочувствие) после того, как кто-то умирает — тогда вам обязательно нужно попросить носителя языка прочитать вашу электронную почту и помочь вам.

Личные электронные письма: Представляемся впервые

Многие люди до сих пор пишут официальные деловые электронные письма, но в наши дни не так много причин писать личные электронные письма. В основном мы общаемся через онлайн-чат, приложения, текстовые сообщения или другие методы. Но все же бывают ситуации, когда английскому студенту может потребоваться написать личное электронное письмо на английском языке.

Общие правила для личных писем на английском языке:

• Вежливость: Вам не нужно использовать формальный язык, но вы хотите казаться вежливым и дружелюбным.Поэтому, если вы делаете какие-либо просьбы, обязательно сделайте их вежливыми.

Вместо того, чтобы говорить, например, «Напиши мне ответ», попробуйте что-нибудь вроде «Если у тебя есть шанс, я бы хотел получить ответ от тебя» или даже «Пожалуйста, напиши ответ, когда у тебя будет такая возможность».

• Приветствия: Для приветствий обычно используется «Уважаемый [Имя]».
• Окончаний: Чтобы попрощаться, используйте что-то вроде «Спасибо», «До скорой встречи!» или даже короткое предложение типа «Я очень жду встречи с вами лично.Обязательно напишите / введите свое имя, даже если оно будет включено в вашу подпись.
• Случайность: С этими типами писем вы, вероятно, сможете добавить больше шуток или неформальных комментариев. Однако будьте осторожны с тоном своего электронного письма, особенно если вы плохо знаете получателя.

Пример личного адреса электронной почты:

Для этого примера представим, что вы собираетесь поехать в США, Канаду или другую англоязычную страну.Когда вы приедете, вы останетесь в принимающей семье. Итак, организация подобрала вас с семьей, и вам нужно представиться перед личной встречей.

Вот что вы можете отправить:

Дорогая семья Смитов,

Здравствуйте, меня зовут Джон. Получил сегодня подтверждающее письмо от биржевой организации. В нем говорилось, что я останусь с вами на два месяца позже в этом году. Я хотел представиться, чтобы вы могли узнать обо мне немного больше.

Мне 18 лет. Я люблю слушать рок-музыку, играть в баскетбол и читать комиксы. Я закончу среднюю школу в этом году и надеюсь поступить в колледж в следующем году. Я никогда не выезжал за пределы своей страны, поэтому встреча с вами и посещение вашей страны будет для меня захватывающим и новым опытом!

Я также хотел бы узнать о вас больше, поэтому, если у вас есть возможность, напишите нам на этот адрес электронной почты. Если у вас есть вопросы ко мне, я буду рад на них ответить.

Еще раз спасибо за согласие принять меня. Я очень рад встретиться с вами лично!

Джон

Полуофициальные электронные письма: письмо с просьбой о встрече или встрече

Это очень распространенный тип электронной почты, особенно если вы изучаете английский язык. Возможно, вам придется написать своему учителю, чтобы попросить о встрече с ним.

Общие правила для полуформальных писем на английском языке:

• Длина: Опять же, сделайте это коротко.Особенно, когда вы пытаетесь найти время, которое подходит для многих, вам, возможно, придется обменяться несколькими электронными письмами. Так что сделайте их краткими и ясными.
• Уважение: Помните, что вы просите об одолжении от получателя, поэтому будьте вежливы и не требовательны.
• Приветствия: Используйте формальные или полуформальные приветствия. Вы по-прежнему можете использовать «Уважаемый _____», но вместо имени получателя используйте его титул (мистер, миссис, мисс, доктор., Проф. И др.) И фамилию.
• Окончаний: В зависимости от цели вы, вероятно, можете использовать полуформальное прощание, например «Спасибо», «Надеюсь на скорый ответ» или «Заранее спасибо». Если это кто-то, с кем вы раньше разговаривали лично, вы можете использовать что-нибудь менее формальное, например: «Хороших выходных».
• Четкость: Если вы запрашиваете конкретный день, этот день / дата и время должны быть очень четкими. Попробуйте дать несколько вариантов.Таким образом, если ваш лучший выбор не сработает, у получателя будет другая дата / время на выбор.

Пример полуформального электронного письма:

Уважаемый профессор Смит,

Мне очень понравился ваш вводный курс письма, и мне было интересно продолжить, пройдя расширенный курс письма в следующем семестре. Я хотел бы встретиться с вами, чтобы задать несколько вопросов о курсе, а также получить дополнительную информацию о стипендии для иностранных студентов.

Можно ли встретиться с вами в вашем офисе на следующей неделе? Я доступен в ваши обычные рабочие часы в понедельник и среду (с 14 до 17), но если вы заняты в эти дни, я могу встретиться в любое время во вторник или в пятницу днем. Пожалуйста, дайте мне знать, какой день и время лучше всего подходят для вас.

Большое спасибо за ваше время и помощь!

Джон Джонсон

Официальные электронные письма: сообщение о проблеме с продуктом

К сожалению, мне приходится писать такие письма довольно часто.Я говорю «к сожалению», потому что неприятно иметь проблемы с продуктом. Иногда бывает трудно иметь дело с представителями службы поддержки компании. Но ясное и вежливое электронное письмо должно помочь вам быстрее решить ваши проблемы.

Общие правила для официальных электронных писем на английском языке:

• Вежливость: Еще раз будьте очень вежливы. Помните, что если кто-то работает в службе поддержки клиентов, он, вероятно, получает много писем с жалобами каждый день. Так что проявите немного терпения и сострадания.Другой человек тоже человек.
• Формальность: Избегайте шуток, сленговых слов и высказываний, которые кажутся неформальными.
• Ясность: Будьте ясны, включив все относящиеся к делу детали.
• Запросы: Укажите результат или ответ, который вы хотите или ожидаете. Это также называется «действенным» письмом. Например, если ваш продукт сломался, вы можете запросить замену или возврат средств. Так что точно укажите, что вы просите.
• Приветствия: Для приветствий часто используется фраза «Кого это может касаться», поскольку вы, вероятно, не знаете имени человека, который будет получать электронное письмо. Но если вы знаете имя, вы можете использовать «Уважаемый [Заголовок] [Фамилия]», как в примере полуформального электронного письма.

Если это кажется слишком формальным , вы можете попробовать что-нибудь вроде «Доброе утро / день / вечер». Это может сделать вас дружелюбным и сделать получателя более восприимчивым к вашей жалобе или вопросам.

• Количество витков: Для прощания лучше всего подойдет простое «С уважением». Но если это менее формальная компания или вы уже общались с ними, вы также можете сказать спасибо.
• Примеры: Кроме того, чтобы попросить носителя языка проверить вашу электронную почту, рекомендуется поискать шаблоны или образцы электронного письма, которое вы пишете. В Интернете есть много разных примеров, и вы, вероятно, сможете найти те, которые помогут вам в вашей ситуации.

Пример официального электронного письма:

Для тех, кого это касается,

Я недавно купил тостер у вашей компании, но, к сожалению, оказалось, что нагревательный элемент работает неправильно.

Для справки, номер модели — TOS-577, я купил его 1 мая 2016 года в магазине тостеров в Нью-Йорке. Я вернул тостер в магазин, но они сказали, что мне следует связаться с вами, потому что эта модель была снятой с производства «открытой коробкой».Из-за этого они не могли предложить возврат или обмен.

Я могу понять положение Toaster Emporium, но тостер не должен был сломаться так скоро. На него по-прежнему распространяется годовая гарантия вашей компании, поэтому я хотел бы обменять тостер на рабочую модель. Если это невозможно, я хотел бы получить возмещение. Пожалуйста, дайте мне знать, какие шаги мне нужно предпринять, чтобы это произошло.

Большое спасибо за помощь в этой ситуации.

С уважением,
Джон Джонсон

Итак, вот оно! Если вы будете помнить об этих советах при написании электронных писем на английском языке, вы можете стать экспертом по электронной почте.

Если вы хотите получить дополнительные инструкции о том, как написать электронное письмо на английском языке (или улучшить свои навыки письма на английском в целом), перейдите на Inklyo. На этом веб-сайте есть учебные курсы и книги по английскому письму, и есть даже специальные материалы, которые могут научить вас писать электронные письма лучше, чем когда-либо прежде.

---

Райан Зитцман преподает английский, а иногда и немецкий язык в Коста-Рике. Он увлечен обучением, кофе, путешествиями, языками, письмом, фотографией, книгами и фильмами, но не обязательно в таком порядке. Вы можете узнать больше или связаться с ним через его сайт Sitzman ABC.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Скачать)

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вы полюбите FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Написание деловых писем

Написание деловых писем

Введение

Электронная почта изменила способ нашей работы, позволяя дешево и быстро общаться с коллегами, поставщиками и другими контактами по всему миру.Многие из нас сейчас используют его как основное средство общения в течение рабочего дня. Но какие методы лучше всего использовать при написании электронных писем?

Отличаются ли правила написания электронных писем от тех, которые мы уже узнали?

Электронные письма представляют собой письменные сообщения, и их цель, как правило, состоит в отправке информации. Если мы ослабим правила грамматики и ясного общения, мы не сможем донести наше сообщение. Поэтому важно придерживаться обычных рекомендаций. Однако электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма.

Этикет

До сих пор существует некоторая путаница в том, как правильно писать электронные письма, какой тон подходит и следует ли использовать сленг или сокращения. Лучше всего открывать и закрывать электронное письмо, используя «Уважаемый» в начале и «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» в конце.

«Привет» не подходит для деловых писем, если вы не знакомы с человеком, которому пишете. Если вы не знаете полное имя человека, используйте его титул (например, «Уважаемый директор службы поддержки клиентов»).

Всегда думайте о читателе. Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы слишком формальны, но некоторые могут подумать, что вы грубите, если вы слишком неформальны.

Орфография и грамматика

Вы всегда должны писать электронные письма с той же осторожностью, что и при написании официальных писем.

Всегда проверяйте орфографию и грамматику — в большинстве почтовых приложений есть инструмент, который можно использовать для этого автоматически. Помните, что небрежное общение производит плохое впечатление и на вас, и на вашу организацию.

Не поддавайтесь искушению использовать ярлыки «текстовых сообщений». Некоторые люди могут понять, что означает «cant w8 2 cu», но многие этого не понимают.

Адрес электронной почты

• Кому — здесь вы вводите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.
• CC (любезно предоставленная копия) — это для адресов электронной почты других людей, которым необходимо видеть информацию в вашей электронной почте.
• BCC (скрытая копия) — адреса, которые вы вводите в это поле, «скрыты» от других людей, получающих сообщение.Например, если вы написали электронное письмо своей страховой компании, но хотите, чтобы адвокат прочитал его для справки без ведома страховщиков, вы должны использовать это поле для адреса адвоката.

Всегда используйте правильное поле, чтобы люди знали, кто, по вашему мнению, первым отреагирует на полученную информацию.

Примеры электронной почты

Вот два примера электронной почты. Первый содержит все худшие аспекты плохой деловой электронной почты. Второй показывает вам хороший пример шаблона, который вы, возможно, захотите иметь в виду при написании своего делового письма.

Как не писать деловую электронную почту

Что бы вы ни делали, не делайте этого …

Чувак!

Мне просто интересно, может быть назначена встреча. Что это такое, не беспокойтесь об этом, но можем ли мы что-нибудь устроить? Без спешки!

Привет, ты видел Пасху прошлой ночью? Мне это нравится, это УДИВИТЕЛЬНО. ☺

Ну да ладно, круто. Говори скорее, если хочешь. Не волнуйтесь, если нет.

Ура!

Dx

Открытие явно слишком неформальное и безличное — если вы не знаете имя получателя, используйте «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».

Однако, если вы знаете имя получателя, используйте его. «Дорогое имя» — иначе вы будете казаться невежественным. В конце концов, вы должны строить профессиональные отношения с этим человеком.

Первый абзац слишком случайный, неформальный и непрофессиональный. И, что очень важно, нет благодарности за ответ на первое письмо.

Второй абзац — неудачная попытка добавить «индивидуальный подход». Пока вы профессиональны, вежливы и вежливы, не нужно бросать что-либо подобное.Да, это электронная почта, а не письмо, но нет никаких причин или оправданий для снижения стандартов или создания ложного впечатления.

Третий абзац слишком случайен и нерешителен, оставляет слишком много места для сомнений и предполагает, что кого-то легко успокоить и, как правило, не так уж сильно беспокоить. А смайликам однозначно нельзя-нет.

«Ура!» Лучше избегать, если у вас уже не сложились долгосрочные отношения с получателем. Но даже в этом случае он не идеален для бизнеса.

И, наконец, всегда заканчивайте своим полным именем (по крайней мере) и надлежащей подписью. Это слишком банально, и вы, возможно, ожидаете увидеть это в текстовом сообщении. Вы должны помнить, что избавиться от вредных привычек невероятно легко. Всегда пишите, как если бы управляющему директору — потому что, пока вы не знаете иначе, вы можете им стать!

Как написать рабочий адрес электронной почты

Намного лучше последовать этому примеру…

Дорогой Стивен

Надеюсь, с тобой все в порядке.Было приятно услышать от вас — спасибо за ваше время.

Мы можем назначить встречу по этому поводу? Дайте мне знать, когда вам лучше, и мы сможем что-нибудь организовать. Было бы здорово обсудить это лично, а не по электронной почте.

Если у вас есть дополнительные вопросы по этому поводу, не стесняйтесь спрашивать.

Я с нетерпением жду встречи с вами снова.

С уважением

Давид

Ключевые моменты, которые следует запомнить

• Будьте лаконичны.Помните, что некоторые люди получают и читают сотни писем каждый день. Постарайтесь, чтобы длина не превышала пять абзацев. Если ваше сообщение очень длинное (например, заметки об отчете), рассмотрите возможность отправки его как вложения.
• Не используйте неподходящий адрес электронной почты для отправки своей электронной почты (например, [email protected]). Если у вас нет рабочего адреса электронной почты, настройте его, используя свое имя или название компании.
• Убедитесь, что вы четко указали свое электронное письмо в поле темы, так как это поможет читателю обратиться к нему позже.Старайтесь, чтобы заголовки были короткими.
• Используйте для форматирования «простой текст», а не HTML (который создает электронные письма в стиле веб-страницы). Это будет означать, что все, кто читает ваше письмо, увидят его так, как вы хотели. Имейте в виду, что не все используют компьютер для доступа к своей электронной почте, и люди могут использовать устройства, которые могут отображать только текст.
• Используйте маркированные списки и делайте абзацы короткими. Если вы пишете кому-то впервые, структурируйте свое электронное письмо, как письмо, с началом, серединой и концом.
• Не используйте прописные буквы. Создается впечатление, что вы кричите на своего читателя.
• Не используйте смайлики (комбинации букв, которые представляют эмоции) в официальных электронных письмах.
  Например: 🙂 (счастливый) или 🙁 (грустный)
• Избегайте слишком знакомого языка, сленга или сокращений, таких как LOL (смеяться вслух) или BTW (между прочим).
• Не нарушайте грамматику и не игнорируйте форматирование. Может быть, быстрее написать письмо без заглавных букв, но читателю это покажется непрофессиональным.
• Если вы отправляете изображения или документы по электронной почте, убедитесь, что они имеют разумный размер файла (менее 5 МБ), поскольку большие файлы могут создавать проблемы для человека, получающего их. Убедитесь, что вы сказали читателю, что приложили вложение.
• Всегда отвечайте на электронное письмо как можно скорее, чтобы показать отправителю, что вы имеете дело с информацией.
• Старайтесь не отправлять ненужные ответы (спасибо!), Поскольку они тратят время читателей, а также засоряют почтовые системы.

Заявление об отказе от ответственности

Многие компании настаивают на использовании «заявления об отказе» в конце всех исходящих писем. Есть некоторые сомнения относительно того, насколько юридически обязательными являются эти заявления об отказе от ответственности, и их лучше всего использовать просто, чтобы сообщить читателю, что содержимое электронного письма является конфиденциальным. Если вы отвечаете за составление заявления об отказе от ответственности для своего отдела или компании, постарайтесь свести его к минимуму и убедитесь, что читатели могут отличить его от остального текста.

Не забывайте, что отказ от ответственности не обязательно означает, что вы не несете ответственности за любые клеветнические заявления, сделанные в электронном письме.

Подписи

Как и заявления об отказе от ответственности, «подписи» должны быть короткими. Включите свое имя, адрес компании и контактные данные, а также регистрационный номер компании, где это необходимо. Избегайте включения слоганов продуктов или ссылок на веб-сайты, которые не имеют отношения к содержанию вашего электронного письма, и не включайте «значимые цитаты», такие как «Ищите, и вы найдете» при написании деловых писем.Это выглядит претенциозно и не обязательно передает правильный имидж вашей компании.

Как написать электронное письмо | 100% Простота использования + Примеры

Хотите узнать, как написать электронное письмо? Нужны советы о том, что куда и почему? Что ж, будь это первое электронное письмо, которое вы когда-либо составили, или вы просто хотите освежить свою память, здесь вы узнаете все, что вам нужно, о том, как правильно писать электронное письмо! Чтобы узнать о более продвинутых методах написания электронной почты, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как написать профессиональную статью по электронной почте.

Как написать электронное письмо — форматирование и компоненты

Научиться писать простое электронное письмо просто, и каждое электронное письмо, которое вы когда-либо пишете, будет иметь тот же формат, который требует от вас адресации каждого из следующих компонентов:

• Кому, CC, BCC
• Вложения
• Тема
• Приветствие
• Кузов
• Выход

Здесь мы более подробно рассмотрим каждый из этих компонентов, чтобы вы точно знали, что делает отличное электронное письмо.

Кому, CC, BCC

В эти поля, расположенные в верхней части электронного письма, вы помещаете адреса электронной почты людей, с которыми хотите связаться. У каждого своя функция:

Вложения

Функция прикрепления к вашему электронному письму позволяет вам прикреплять подтверждающие документы, которые можно загрузить или просмотреть в вашем сообщении. Поддерживается большинство форматов, и в большинстве случаев вы можете включать текст, изображения, видео, аудио и GIF-файлы.Однако стоит помнить, что обычно существует ограничение на размер отправляемого файла.

Тема сообщения

Тема вашего электронного письма имеет первостепенное значение, разъясняет цель вашего электронного письма и его содержание.

О них часто забывают, но это плохая новость, поскольку они не только помогают получателю понять, что содержится в вашем сообщении, но также гарантируют, что ваше электронное письмо не попадет в корзину .

Приветствие

Всегда начинайте письмо с приветствия.

Важно научиться писать вступление и приветствие по электронной почте, так как это позволяет вам быть вежливым и сообщить получателю цель вашего сообщения .

Официальные электронные письма, например, с заявлением о приеме на работу или продажей, требуют официального приветствия. При рассмотрении личных писем или писем между близкими коллегами обычно можно использовать более непринужденное приветствие.

Кузов

Естественно, текст вашего сообщения является важным элементом при написании электронного письма. Идеальное тело электронного письма должно быть сфокусированным, структурированным, с четкой целью и точным. .

Помните, что в электронном письме не ценят возможности рассказывать истории, и люди, как правило, теряют внимание и интерес, если вы не будете писать короткое и конкретное письмо.

Всегда указывайте, о чем ваша электронная почта, в начале сообщения и размещайте информацию так, чтобы она была легко доступна при беглом чтении .

Выход

Правильная подписка на электронную почту так же важна, как и ее правильный запуск, а использование правильного типа закрытия для предполагаемого получателя гарантирует, что они знают, что сообщение закончено.

Настройте свое закрытие для каждого сообщения и, если вы не знаете, как подписаться, всегда по умолчанию придерживайтесь формальности.

Отправка и написание электронного письма — что можно и чего нельзя

Есть много того, что можно и чего нельзя делать, когда учишься писать электронную почту:

Как написать электронное письмо — основы

Когда вы учитесь писать электронное письмо, после того, как вы добавили адрес электронной почты получателя в правильное поле, вам нужно будет сосредоточиться на трех основных областях.Это:

• Тема
• Приветствие
• Кузов
• Выход

Здесь мы приводим несколько примеров того, как вам следует подходить к каждому из этих элементов, чтобы вы могли составить свое электронное письмо.

Как написать тему сообщения электронной почты — примеры

Ваша тема должна быть краткой и по существу и включать любую важную информацию, которая необходима получателю для определения цели сообщения.Когда вы научитесь писать тему электронного письма, вы можете использовать следующие примеры, которые помогут вам:

Как написать введение в электронную почту — Примеры

Ваше приветствие, приветствие или представление должно быть адаптировано к предполагаемому получателю. Во многих случаях введение в электронную почту будет вам знакомо по практике написания писем.

Как написать тело письма — примеры

Тело вашего электронного письма должно содержать всю информацию, которую вы хотите передать, но не должно быть слишком длинным или сложным.Вот несколько советов:

Как написать подпись электронной почты или выйти из системы — примеры

Подписать электронную почту очень просто, и вы можете выбрать, как это делать, в зависимости от того, кому вы пишете. Вот несколько идей:

Как написать электронное письмо как начальник — полные примеры

Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров написания электронных писем, чтобы помочь вам объединить перечисленные выше элементы и улучшить вашу технику электронной почты.

Как написать электронное письмо другу или члену семьи

При написании электронного письма другу или члену семьи необязательно иметь такую ​​подробную строку темы, как в более профессиональной среде.Что-то вроде «Догоняя» будет достаточно. С вашим представлением вы можете перейти с ними в более разговорный тон. Вы можете использовать неформальное вступление, например «Привет, Сэм», когда начинаете с ними разговор.

Поскольку вы разговариваете с близким вам человеком в некоммерческой обстановке, вы можете относиться к этому так же, как и к беседе с текстовым сообщением. Вы должны использовать дружелюбный тон, но это не значит, что вы не должны быть краткими и ясными. Не болтайте, поскольку они, скорее всего, проскользнут мимо вашей информации.При закрытии сообщения приветствия типа «Люблю», «От кого» и т. Д. Приемлемы в зависимости от характера ваших отношений.

Пример

Хай Джейн,

Я просто хотел проверить, получили ли вы мое приглашение на День Благодарения? Пожалуйста, дайте мне знать, если вы приедете, чтобы я знала, сколько готовить индейки!

Любовь,

Марта

Как написать электронное письмо учителю или профессору

При отправке электронного письма учителю или профессору вам нужно использовать более чистый тон, чем обычно.В этой обстановке этот человек является академиком, поэтому требуется соблюдение формальностей. Ваше представление должно быть очень формальным. В нашем примере ниже мы используем «Уважаемый» как лучший вариант. Отправляя электронное письмо профессору, будьте очень краткими и по возможности используйте маркированный список, чтобы прояснить свою точку зрения. Закрывая электронную почту, используйте формальное приветствие, например «С наилучшими пожеланиями, ».

Пример

Уважаемый профессор Смит,

К сожалению, из-за болезни я хотел бы запросить продление срока нашего текущего проекта.Если возможно, я хотел бы продлить до понедельника. Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это для вас.

С уважением,

Джон Терри

Как написать электронное письмо для приема на работу

При отправке электронного письма с заявлением о приеме на работу требуется формальность. Ваша тема должна включать «Заявление — НАЗВАНИЕ РАБОТЫ». Во введении используйте формальную опцию, например «Уважаемый».В своем теле четко заявите, что ваше резюме и сопроводительное письмо прикреплены (не забудьте прикрепить их!).

Пример

Уважаемый господин / госпожа,

Приложите мое вступительное письмо и резюме к заявке на должность специалиста по маркетингу, как рекламируется на вашем веб-сайте. В этих документах вы найдете всю необходимую информацию, однако, если вам потребуется что-то еще, вы можете связаться со мной по моему мобильному телефону или по электронной почте.

С уважением,

Лотарингия Листер

Как написать благодарственное письмо после интервью

Пройти собеседование достаточно сложно, поэтому сделайте что-нибудь, чтобы выделиться среди остальных соискателей, и отправьте благодарственное письмо после собеседования. В строке темы укажите, что вы благодарите интервьюера за его время и внимание.Во введении используйте начало «Уважаемое ИМЯ ». В теле поблагодарите их за потраченное время и дайте им знать, что вы готовы встретиться снова, если это необходимо. «С наилучшими пожеланиями, » — отличное завершение, которое можно использовать в качестве приветствия.

Пример

Уважаемый Ян,

Спасибо, что дали мне время поговорить с вами и узнать больше о доступной роли. Было приятно пообщаться с вами и обсудить, как я могу занять должность специалиста по маркетингу.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вы хотите получить дополнительную информацию или назначить еще одну встречу для обсуждения дальнейших действий. Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшем будущем.

С уважением,

Лотарингия Листер

Как написать электронное письмо для деловых целей

Электронная почта — это деловой язык общения, поэтому важно знать, как получить отличные навыки работы с электронной почтой, чтобы продолжить свою карьеру.«Привет, команда» или «Привет всем» — идеальное начало для отправки группе людей, но для одного человека используйте «Привет ИМЯ» . Четко укажите цель электронного письма, предполагаемый результат (запланированная встреча, проверенные документы и т. Д.), А затем сообщите график. При закрытии используйте «Спасибо » или «С наилучшими пожеланиями » .

Пример

Hi Team,

В приложении вы найдете последние данные о продажах за последний квартал.Если у вас есть какие-либо комментарии, свяжитесь со мной напрямую.

Best,

Эмма Уотсон

Менеджер по продажам

Компания ABC

.