Содержание

Договорной отдел — организация работы

К сожалению в настоящий момент сложилась практика, при которой работа с договорами и договорной документацией на предприятии часто поручается сотрудникам, для которых данная работа не характерна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает качество договорной работы.

Реальность же требует от организаций правильно построенную систему договорной работы. Эта система состоит из множества аспектов: от разработки типовых форм договоров, наиболее адекватных деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам правовой грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций.

Для серьезных организаций не обойтись без организации специализированных договорных отделов и юридических служб.

Хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот средств и уменьшает дебиторскую задолженность. В этом особенно заинтересованы крупные компании, получающие значительную долю прибыли от поставок.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

  • Обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
  • Разработка форм договоров и отчетной документации.
  • Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений.
  • Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
  • Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
  • Внедрение системы автоматизации договорной работы.
  • Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости.
  • Консалтинг.

Создание, отладка, проверка работы, совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов. Гораздо легче предотвратить ошибки, чем их исправлять.
Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов.

Таким образом договорной отдел

является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма. При наличии же автоматизированной системы управления договорами, работа договорного отдела может быть переведена на качественно новый уровень.

Связанные материалы:

Положение о порядке ведения договорной работы
Должностная инструкция начальника договорно-правового отдела
Должностная инструкция начальника сметно-договорного отдела

Другие статьи по теме:

Договорная работа на предприятии
Требования к автоматизации управления договорами

Сметно-договорной отдел не виноват, у него просто не было программы

Публикации о нас

Виноваты в СДО

Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам. И, как правило, с сотрудников СДО обычно и спрашивают. Попросту говоря, именно «сдошники» чаще всего становятся «крайними». 

Ежемесячная проблема — какие объёмы выполненных работ можно подписать подрядчику в соответствии с объёмами, подписанными заказчику, — превращается в большую головную боль. Особенно, если данные из сметы с заказчиком не совпадают с данными из сметы с подрядчиком. Например, у заказчика смета общая, свёрнутая, а у подрядчика детализированная, подробная или наоборот. А ещё: не вовремя сопоставлены взаиморасчёты – виноваты в СДО, нет сведений об истории взаимоотношений с тем или иным подрядчиком или заказчиком – снова пеняют на СДО. 

Несмотря на то, что деятельность сметно-договорного отдела принято считать регламентированной, на практике же таковой она не является. Ведь обычно в компетенцию сотрудников данного отдела, кроме составления и проверки смет и актов, входят такие задачи как: создание договоров с заказчиками и подрядчиками, контроль сроков, учёт условий договоров (если нет юридической службы, то именно СДО отвечает за это).

Маловато будет

Между тем, реальных инструментов, которые бы помогали сотрудникам сметно-договорных отделов в работе, практически нет. Максимум, которым обеспечивают этих специалистов: стандартный пакет MS Office и сметная программа. Как говорится, маловато будет. Из-за недостатка специализированных средств автоматизации принцип работы в авральном режиме буквально входит в привычку. Сотрудники СДО просто и не предполагают, что может быть как-то иначе, им кажется, что всё нормально, ведение реестра договоров в бумажном виде или в MS Excel, бесконечное копирование копий договоров и других документов – это для них данность. 

В результате недостатка в специализированных средствах автоматизации возникает замкнутый круг. Руководство строительной компании по объективным причинам хочет, чтобы в части сметно-договорных аспектов был порядок. В то же время, понятия «автоматизация отдела», «внедрение специализированного ПО» в расчёт берутся не всегда.

 

Но это только с одной стороны. С другой стороны, профильных компьютерных решений, ориентированных именно на СДО, на рынке фактически нет. А точнее не было до недавнего времени. 

Специализированное «Готовое решение для СДО»

Компания «АЛТИУС СОФТ» разработчиком такой программы выступила, назвав её точно и по делу: «Готовое решение для СДО» (рисунок 1).


 
Рисунок 1

Вообще основной программный продукт компании это масштабная, готовая ERP-система управления строительным предприятием «АЛТИУС – Управление строительством». Однако мысль в дополнение к этой системе создавать отдельные программные продукты для каждого отдела строительной организации возникла не случайно. 

Всё чаще и чаще потенциальные и действующие клиенты компании «АЛТИУС СОФТ» стали говорить о том, что СДО должен работать в рамках своей компетенции. То есть, независимо от данных, которыми располагают другие отделы. Иными словами, чтобы работа не замыкалась на том, что сотрудник другого подразделения не подал данные вовремя или просто забыл это сделать.

Ведь спрашивают-то всё равно с СДО. Причём вплоть до того, что сотрудники этого отдела должны самостоятельно отслеживать процесс подготовки документа, его визирование, сроки действия, дальнейшее хранение и многие другие моменты.

Возможности для СДО

Итак, что же может программа «Готовое решение для СДО», и чем она полезна для соответствующего подразделения. 

В программе реализованы следующие функции: 

Подготовка и учёт договоров по единым стандартам (рисунок 2). Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее. 


 
Рисунок 2

Распределение работ по субподрядным организациям с их дальнейшим контролем сроков, объёмов, стоимости. 

Формирование и проверка КС-2, КС-3.

Ведение документооборота (хранение, визирование, сканирование документов, контроль перемещения бумажных копий).  

Сквозной учёт всей цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик (рисунок 3).


 
Рисунок 3

Система напоминаний для возможности поэтапного отслеживания каждого договора. 

Импорт смет из MS Excel и сметных программ, а также формирование коммерческих смет по собственным, внутрифирменным нормативам (как для заказчика, так и для подрядчика). 

Получение отчётов по выполнению работ, проектов, договоров, которые демонстрируют всё, что касается заказчиков, субподрядчиков и распределения работ. 

Ведение «Карточки подрядчика», в которой можно отследить всю историю работ с конкретным подрядчиком за любой период времени. 

Работа в единой базе контрагентов (заказчиков и субподрядчиков). Причём такой базы нет в ни бухгалтерии, ни в любом другом отделе. В ней содержатся все данные о субподрядчиках, даже о тех, сотрудничество с которыми по каким-то причинам не состоялось.

Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела. Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать. В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность. 

Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается

«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка. Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО, действительно, назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела. Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет. На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин. 

Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций. Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются. По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса. 

Автор: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.

Отдел договорных отношений

Отдел договорных отношений

Чертова Зинаида Васильевна

Должность:

Начальник отдела договорных отношений

Сферы деятельности:

О подразделении

Адрес: 644080, Омск, пр. Мира 5, СибАДИ, 1 корпус, ауд. 124

Телефон: (3812) 65-06-45

Режим и график работы:

понедельник, среда, четверг

прием посетителей

с 9-00 до 17-45

перерыв на обед

с 12-03 до 13-00

вторник

работа с документами

с 9-00 до 12-00

прием посетителей

с 13-00 до 17-30

пятница

прием посетителей

с 9-00 до 12-00

работа с документами

с 13-00 до 16-30

суббота, воскресенье — выходные

Виды деятельности:

  • заключение договоров об оказании платных образовательных услуг по образовательным программам высшего образования

  • заключение договоров на платное обучение по дополнительным профессиональным программам.

  • заключение договоров найма жилого помещения в общежитии.

Платные образовательные услуги

Историческая справка:

Период Руководитель отдела
1996-1997 гг. Щербаков Виталий Сергеевич
1997-1999 гг. Мельник Сергей Владимирович
1999-2002 гг. Швец Михаил Яковлевич
2002-2005 гг. Корчагин Павел Александрович
2005-2009 гг. Кирничный Владимир Юрьевич
2009-2014 гг. Третьяк Галина Михайловна
2014-2016 гг. Семенова Наталья Викторовна
2016-наст. время Чертова Зинаида Васильевна

 

Документы

Ссылка на облако

Подскажите, пожалуйста — Говорим и пишем правильно — ЖЖ

 

Подскажите, пожалуйста 29 май, 2009 @ 14:59

«Сметно-договорнОй отдел» или «сметно-договорнЫй отдел»? Как будет правильно?

Закрепился вариант «договорной» как профессиональный диалект.
Спасибо! Мне нужно для штатного расписания. И вот я на распутье…
договорный — более литературный.
Спасибо. Сейчас стараюсь приучить народ говорить «ДоговорЫ», а не «ДоговорА». Пока безуспешно.
ДоговорЫ 🙂 да, приучить будет сложно :-))
А-а-а-а, ну да!:)). Грамотейка, что ж тут скажешь?! Пятница сказывается.
«ДоговОры» конечно.
по-моему, договорнЫй имеет неск другое значение…
Очень интересно, какое?
относящийся к условиям договора, непосредственно к договорному документу, а не к отделу
но это имхо, я с точки зрения своей профдеформации говорю, я не филолог
From:merric
Date:Май, 29, 2009 10:06 (UTC)
(Link)
«Отдел смет и договоров», мне кажется. решит проблему…
Назовите «договорно-сметный отдел» и никаких проблем )))))
Top of Page Разработано LiveJournal.com

Договорные группы — «ТНС энерго Нижний Новгород»

Договорной отдел управления

8 (831) 243-08-96, 

8 (831) 243-08-95

Арзамасское отделение Арзамасский участок

8 (83147) 2-97-33

Арзамасское отделение Шатковский участок

8 (83190) 4-21-55

Арзамасское отделение Лукояновский участок

8 (83196) 4-19-95

Арзамасское отделение Починковский участок

8 (83197) 5-14-12

Арзамасское отделение Первомайский участок

8 (83139) 2-14-33

Арзамасское отделение Перевозский участок

8 (83148) 5-15-93

Арзамасское отделение Вадский участок

8 (83140) 4-16-60

Балахнинское отделение Балахнинский участок

8 (83144) 6-43-97,

8 (83144) 6-44-13

Балахнинское отделение Городецкий участок

8 (83161) 9-29-05

Балахнинское отделение Сокольский участок

8 (83137) 2-20-02

Балахнинское отделение Чкаловский участок

8 (83160) 4-10-79

Выксунское отделение Ардатовский участок

8 (83177) 6-28-16

Выксунское отделение Вачский участок

8 (83173) 6-49-19

Выксунское отделение Вознесенский, Дивеевский участок

8 (83134 )4-52-39

Выксунское отделение Выксунский участок

8 (83177) 6-28-16

Выксунское отделение Кулебакский участок

8 (83176) 5-18-20

Выксунское отделение Навашинский участок

8 (83177) 6-28-16

Городское отделение Нагорный участок

8 (831) 243-08-05,

8 (831) 243-08-06     

Городское отделение Борский участок

8 (83159) 2-23-37

Городское отделение Заречный участок

8 (831) 243-09-04,

8 (831) 222-09-87,

8 (831) 243-09-09,

8 (831) 225-99-62

Городское отделение Дзержинский участок

8 (8313) 26-61-71

Кстовское отделение Кстовский участок

8 (83145) 2-35-81

Кстовское отделение Большемурашкинский участок

8 (83167) 5-11-48

Кстовское отделение Богородский участок

8 (83170) 2-02-49

Кстовское отделение Дальнеконстантиновский участок

8 (83168) 5-14-83

Кстовское отделение Лысковский участок

8 (83149) 5-41-43

Кстовское отделение Павловский участок

8 (83171) 2-07-15

Кстовское отделение Работкинский участок

8 (83145) 68-1-52

Семеновское отделение Семеновский участок

8 (83162) 5-67-10

Семеновское отделение Варнавинский участок

8 (83158) 3-61-33

Семеновское отделение Краснобаковский участок

8 (83156) 2-19-37

Семеновское отделение Воскресенский участок

8 (83153) 9-22-52

Семеновское отделение Каликинский участок

8 (83159) 3-81-61

Семеновское отделение Останкинский участок

8 (83159) 3-32-92

Сергачское отделение

8 (83191) 5-17-74

Шахунское отделение Шахунский участок

8 (83152) 2-62-10

Шахунское отделение Уренский участок

8 (83154) 2-11-59

Шахунское отделение Ветлужский участок

8 (83150) 2-15-74

Шахунское отделение Тоншаевский участок

8 (83151) 2-15-71

Шахунское отделение Тонкинский участок

8 (83153) 4-72-23

Шахунское отделение Шарангский участок

8 (83155) 2-18-72

Начальник отдела по договорному приему рассказала про тонкости работы Договорного отдела

 

Ни для кого не секрет, что хорошо поставленная работа Договорного отдела является ключевой единицей в бесперебойной работе любого Университета. Отдел заключения договоров на платные услуги осуществляет учет и хранение всех заключенных документов, а также разрабатывает новые формы договоров и иной документации. О сложностях и тонкостях трудоемкой работы поделилась Начальник отдела по договорному приему Мария Сергеевна Коляскина.

– Расскажите о целях работы Договорного отдела Управления по организации приема поступающих?

М.К.: Основной целью нашего отдела является заключение договоров об оказании платных образовательных услуг на программы бакалавриата, магистратуры и аспирантуры. А также подготовка приказов о зачислении на внебюджетную форму для поступающих на 1 курс.

– Ваше Управление работает только в период приемной кампании или на протяжении всего учебного года?

            М.К.: Так как договоры заключаются не только при поступлении на первый курс, но и при переводах внутри университета и из других высших учебных заведений, а так же при восстановлении после отчисления – наш отдел работает весь год.

– С какими тяжелыми случаями поступления абитуриентов Вы уже сталкивались?

            М.К.: Слово «тяжелый» здесь не совсем уместно. Есть ситуации, при которых требуется больше времени для решения. В этом году существенно возросло количество поступающих, оплачивающих свое обучение за счет средств материнского (семейного) капитала. В этом случае есть ряд нюансов, которые необходимо учитывать. Заказчиком по договору должен быть держатель средств материнского капитала, как правило, это мама. Помимо договора, заключается дополнительное соглашение об оплате материнским капиталом. Данным вопросом занимается Экономический отдел (по вопросам обучения на платной основе). Так как Пенсионный фонд осуществляет проверку поданных документов, прежде, чем перевести денежные средства,  этот процесс занимает длительное время. В связи с этим, такой категории поступающих предоставляется отсрочка платежа и в приказ о зачислении они попадают на основании заключенного дополнительного соглашения.

– Какие скидки и льготы МПГУ предоставляет абитуриентам, и в каких случаях? Какие справки и документы нужно предоставить?

            М.К.: В МПГУ ежегодно утверждается Положение о предоставлении скидок обучающимся и слушателям. Ознакомиться с приказом об утверждении этого положения можно на сайт mpgu.su в разделе «Студентам», подраздел «Предоставление скидок студентам и слушателям по оплате обучения в МПГУ по договорам об оказании платных образовательных услуг» http://mpgu.su/studentam/predostavlenie-obuchayushhimsya-obucheniya/.
Из самого названия документа следует, что поступающие не относятся к данному положению, а значит, оплачивают первый семестр полностью. На основании первой оплаты издается приказ о зачислении. В течении сентября студенты должны предоставить документы, подтверждающие скидку, в свой деканат. После выхода приказа о предоставлении скидки производится перерасчет годовой стоимости обучения.

– Как проходит процедура оформления договора?

            М. К.: Для заключения договора об оказании платных образовательных услуг необходимо следующее:

  1. Подать документы на платную основу в указанные сроки;
  2. Пройти проверку ЕГЭ через Федеральную информационную систему ГИА или сдать вступительные испытания, проводимые в МПГУ.

На образовательных программах творческой или профессиональной направленности помимо ЕГЭ необходимо сдавать вступительные испытания, даже если абитуриенты поступают по результатам Единого Государственного Экзамена.

  1. Если экзамены сданы на балл выше минимально, надо написать согласие о зачислении на внебюджетную форму;
  2. Получить допуск к заключению договора в отборочной комиссии факультета или института;
  3. Заключить договор, оплатить первый семестр и предоставить квитанцию в договорный отдел для оформления приказа о зачислении.

Договор в нашем вузе трехсторонний, а значит подписать каждый экземпляр должны все три стороны:

  1. Обучающийся, тот, кто будет получать услугу,
  2. Заказчик, тот, кто оплачивает обучение,
  3. Университет, в лице проректора – сторона, оказывающая образовательную услугу.

Если поступающий совершеннолетний, он может быть и Заказчиком, и Обучающимся, но в этом случае налоговый вычет сможет сделать только он сам. Если же кто-то из родителей официально трудоустроен и планирует сделать налоговый вычет, он должен присутствовать при заключении договора и подписать его со стороны Заказчика.

Напоминаем, что поступающие на заочную форму обучения могут подать документы до 7-го сентября.

МПГУ желает всем студентам успехов в поступлении и дальнейшем обучении!

Богдан Елисеев

Центр мультимедийной журналистики и печатных СМИ

ДОГОВОРНОЙ ОТДЕЛ МЕДУНИВЕРСИТЕТА «РЕАВИЗ» г. Саратов

Уважаемые студенты!


В университете «Реавиз» для вас работает договорной отдел, обратиться в который можно по следующим вопросам:

  • Заключение договоров по высшему образованию дистанционно

  • Заключение дополнительных соглашений к договорам по поводу:

    • предоставления рассрочки оплаты
    • предоставления скидки
    • предоставления гранта
    • переводов, восстановления, ухода/выхода из академических отпусков
    • оплаты за счет средств материнского капитала
  • Погашение имеющейся задолженности

  • Заключение договоров по среднему-профессиональному образованию, ординатуре, аспирантуре

Контакты:


Режим работы (приемные часы):

С понедельника по пятницу — с 10. 00 до 17.30
Суббота, воскресенье — выходной


Коды для осуществления оплаты образовательных услуг

При осуществлении оплаты образовательных услуг банки могут запрашивать дополнительную информацию в виде кодов, характеризующих назначение платежа. В таблице приведены коды, которые могут быть запрошены банком.

Характеристики, которые запрашиваются банком Коды для указания 
при совершении платежа 
Студент: Иванов Иван Иванович *** *** ***
Филиал: Самара 0001
Москва 0003
Саратов 0002
С-Петербург 0013
Факультет 
(или направление):   
Самара Лечебный факультет 0001
Москва Лечебный факультет 0012
Саратов Лечебный факультет 0014
С-Петербург       Лечебный факультет 0013
Самара Стоматологический факультет 0003
Москва Стоматологический факультет 0088
Саратов Стоматологический факультет 0089
С-Петербург Стоматологический факультет 0090
Самара Фармацевтический факультет 0146
Москва Фармацевтический факультет 0118
Саратов Фармацевтический факультет 0120
С-Петербург Фармацевтический факультет 0119
Самара Медико-социальный факультет    0004
Саратов Медико-социальный факультет     0030
Самара Факультет ФПиДПО 0005
Курс: 1 курс 1
2 курс 2
3 курс 3
4 курс 4
5 курс 5
6 курс 6
Форма обучения очная 01
очно-заочная 3
Получатель



Медицинский университет «Реавиз» 


ИНН 6317006620/КПП 631501001


E-mail: [email protected] ru



Расч.счет 40703810454400000577 в Поволжском Банке ОАО «Сбербанк России» г. Самара 
БИК 043601607



Кор.счет  30101810200000000607


Адрес: Россия, 443001, г. Самара, ул. Чапаевская, д.227

Тел. факс +7 (846) 333-54-51







НДС не облагается



В назанчении платежа ОБЯЗАТЕЛЬНО указывать ФИО, город, специальность, курс обучаемого!


СРОКИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ
НА 2021-2022 УЧЕБНЫЙ ГОД

Оформление договоров на образовательные услуги на 2021-2022 учебный год

ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ

  • Дистанционно — 

ОРДИНАТУРА

  • Очно — 
  • Дистанционно — 

СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ


Оформление документов на скидки/рассрочку для абитуриентов 2021


  • Подача заявление на рассрочки или скидку — 
  • Подписание оригиналов дополнительных соглашений на рассрочку и скидку — 
 

Разница между управлением контрактами и администрированием контрактов

Термины «управление контрактами» и «администрирование контрактов» часто путают друг с другом или используются взаимозаменяемо, но на самом деле они представляют разные фазы общего процесса заключения контрактов. Проще говоря, администрирование контракта — это работа, выполняемая до того, как контракт вступает в силу, а управление контрактом охватывает все, что делается после подписания, чтобы гарантировать соблюдение результатов и сроков, как указано в соглашении.

Ниже приводится более подробный обзор различий между администрированием контрактов и управлением контрактами, а также полезные советы по достижению совершенства на обоих этапах процесса заключения контрактов.

Что такое администрирование контрактов?

Специалисты, ответственные за администрирование контрактов в компании, сосредотачивают свою работу на планировании и исполнении контрактов. Процесс планирования часто включает поиск потенциальных партнеров по контракту, например, путем отправки запросов на предложения.Кроме того, администраторы контрактов помогают уточнить детали договоренности, работая с потенциальными партнерами для переговоров по таким вопросам контракта, как цена, графики поставок и ожидаемые результаты.

Хотя слово «администрация» создает впечатление, что этот аспект контрактного цикла по сути является административным по своей природе, он требует большой стратегии и деловой смекалки. Заключение юридически обоснованных взаимовыгодных контрактов имеет решающее значение для финансового успеха многих предприятий, поэтому крайне важно найти правильных партнеров и заключить справедливые соглашения.

Лучшие практики для подготовки плана администрирования контракта

Создание и соблюдение строгого плана администрирования контрактов дает вашей команде хорошие возможности для успешного управления каждым новым контрактом на протяжении всего жизненного цикла соглашения. Этот официальный документ должен подробно описывать, что ожидается от обеих сторон в течение срока действия соглашения, чтобы ограничить возможные нарушения контракта или другие проблемы, которые могут привести к невыполнению любой стороной своих договорных обязательств.

Учитывайте следующие пять передовых практик при составлении плана администрирования контракта.

1. Определите объем и результаты

Первым шагом к обеспечению успешного процесса заключения контрактов является четкое определение ожиданий, включая объем и результаты. Смещение объема работ — распространенная проблема, которая может сорвать выполнение любого контракта, поэтому указание в письменной форме того, что контракт делает, а что не покрывает, поможет держать контракт в правильном направлении.

2.Включите подробный график

Это может звучать как данность, но планы администрирования контракта должны включать подробный график учета всех важных этапов на протяжении всего срока действия контракта, включая даты начала и окончания проекта, крайние сроки для результатов и обновления хода выполнения.

3. Разберитесь с финансами

Чтобы избежать споров по контракту и поддерживать позитивные отношения между обеими сторонами, каждый, кто участвует в процессе администрирования контракта, должен знать финансовые условия соглашения, включая стоимость контракта, интервалы платежей и процесс устранения необходимости любых дополнительных расходов. (в зависимости от типа договора).

4. План работы

Для обеспечения прозрачности и подотчетности план должен включать подробные сведения о том, как будут выполняться результаты контракта, включая людей, которые будут работать над каждой частью соглашения (включая внутренний и сторонний персонал, если применимо). Наличие плана измерения успеха на протяжении всего срока действия контракта позволит согласовать обе стороны и при необходимости скорректировать курс.

5. Предвидеть риски

Каждый контракт сопряжен с риском, но разработка планов для учета этих рисков может предотвратить срыв контракта.Обозначьте наиболее вероятные риски для каждого соглашения и шаги, которые следует предпринять в случае, если эти события действительно произойдут. Создание некоторой гибкости для сроков и бюджетов позволит незамедлительно принять меры к незначительным, неожиданным задержкам или проблемам и предотвратить существенное ухудшение контракта (и, возможно, отношений).

Что такое управление контрактами?

Управление контрактом происходит после того, как контракт был подписан и вступил в силу. Таким образом, это влечет за собой работу по обеспечению соблюдения условий, содержащихся в контракте, и удовлетворительного выполнения всех договорных обязательств сторон.

На этапе управления контрактом всегда возможно, что обстоятельства изменятся, что потребует внесения изменений в контрактное соглашение. Конечно, команда по управлению контрактом, как правило, тесно сотрудничает с другой стороной соглашения, поэтому они могут знать, работают ли отношения или необходимо искать возможности в другом месте. В результате для администраторов контрактов и менеджеров имеет смысл поддерживать тесное общение, если они фактически являются отдельными командами внутри компании.

Этапы управления договорами

Знание того, чего ожидать на каждом из семи основных этапов процесса управления контрактом, повысит вашу способность выполнять требования контракта и добиваться оптимальных результатов.

1. Этап планирования

На этапе планирования вы должны обрисовать особенности наиболее насущных проблем, потребностей и целей вашей команды при управлении контрактами, а затем определить, какой подход или система лучше всего позволят вам решить эти проблемы.Вы также захотите рассмотреть ресурсы, которые вы можете выделить для процесса управления контрактами.

2. Этап реализации

После того, как вы узнаете, как должен выглядеть ваш процесс управления контрактами, вы можете приступить к внедрению инструментов и систем, необходимых для поддержки этих усилий. Если вам нужно управлять лишь несколькими контрактами, вы, вероятно, сможете отслеживать свои сроки, результаты и другие обязательства с помощью ручных решений, таких как общие диски, календари и электронные таблицы.Если у вас есть более сложные потребности в управлении контрактами, подумайте о внедрении специального программного обеспечения для управления контрактами, которое поможет вам отслеживать ваши соглашения и важные сроки.

Это также время, когда все, кто участвует в процессе управления контрактами, должны быть привлечены и обучены работе с вашим решением для управления контрактами, чтобы им было удобно использовать программное обеспечение.

3. Предконтрактный этап

На предконтрактной стадии вам следует тесно сотрудничать с администрацией контракта, чтобы начать понимать важные детали нового соглашения.Это поможет вам подготовиться к процессу управления контрактом и включить в него любые конкретные рекомендации, которые помогут вам эффективно управлять контрактом и результатами.

4. Этап передачи

Если люди, которые вели переговоры по соглашению, не те люди, которые будут выполнять и выполнять условия контракта, обязательно иметь тщательный процесс передачи, часто включающий специальные встречи для обеспечения согласованности и общего понимания ролей, обязанностей, и ключевые результаты.

5. Стадия договора

Стадия контракта — это когда работа, определенная в соглашении, выполнена и результаты завершены, надеюсь, в соответствии с согласованными сроками и бюджетом. Это также одна из областей, в которой программное обеспечение для управления контрактами может помочь вам не сбиться с пути и дать вам основу, необходимую для измерения производительности на этом пути. Такие функции, как автоматические оповещения и уведомления и настраиваемые отчеты, сообщат вам о любых предстоящих сроках, связанных с конечными результатами, окнами прекращения и любыми другими датами, которые, по вашему мнению, заслуживают отслеживания.

6. Этап до продления

Обычно, когда контракт истекает, вы должны определить, хотите ли вы его продлить, пересмотреть или полностью расторгнуть. Чаще всего существуют строгие сроки, которые определяют, когда эти действия могут произойти без штрафных санкций, поэтому в ваших интересах начать обдумывать эти сценарии задолго до даты окончания контракта.

7. Постконтрактный этап

После того, как контракт закончился и пыль улеглась, нужно выполнить несколько постконтрактных задач. Перед архивацией контракта внимательно ознакомьтесь с условиями контракта, чтобы убедиться, что все условия выполнены и счета оплачены.

Наконец, вскрытие даст вам возможность получить ценную информацию о контракте и процессе управления контрактом, включая как успехи, так и недостатки, что поможет вам улучшить ваши будущие соглашения.

Лучшие практики управления контрактами

Существует множество различных подходов к управлению контрактами, а также множество решений и методов для достижения ваших контрактных целей.Вот семь передовых методов управления контрактами, которые применимы практически к любой ситуации, независимо от размера и сложности вашего портфеля контрактов.

1. Храните все свои контракты в одном месте

Чтобы эффективно управлять своими контрактами, вы должны знать, где они находятся. Храня все контракты вашей организации в одном месте, вы будете точно знать, куда идти, чтобы найти соглашение или отслеживать даты, условия и другие конкретные детали контракта.

2.Установите и измерьте ключевые показатели эффективности управления контрактами

Установка и измерение KPI для управления контрактами — лучший способ определить, как работают ваши контракты, и дает вам возможность поделиться этой информацией с внутренними заинтересованными сторонами. Эти KPI также позволяют выявлять любые неэффективные части вашего процесса управления контрактами и разрабатывать стратегии для улучшения за счет снижения рисков, устранения ненужных затрат или поиска упущенных возможностей в ваших соглашениях.

3.Безопасность и доступ к хранилищу баланса

Юридические отделы и менеджеры по контрактам должны найти правильный баланс между безопасностью контракта и доступом. Те, кто использует программное обеспечение для управления контрактами, имеют безопасный онлайн-репозиторий для хранения всех своих конфиденциальных контрактов и могут легко назначать различные уровни доступа, чтобы только определенные пользователи и группы могли просматривать определенные файлы и папки. Это позволяет юридическим группам разделять некоторые обязанности по управлению контрактами, не теряя контроля над вашим репозиторием.

4. Отслеживание сроков утверждения контракта

Чем быстрее вы проведете контракт через процесс утверждения, тем меньше времени потребуется, чтобы начать видеть ценность этого соглашения. Но для того, чтобы оптимизировать этот процесс для большей эффективности, вы сначала должны иметь систему для его мониторинга. Отслеживание времени утверждения контракта поможет вам понять цикл контракта и определить, нужны ли улучшения.

5. Автоматизация связи по контрактам

Современная технология управления контрактами позволяет юридическим группам автоматизировать многие аспекты процесса заключения контрактов, особенно в области связи.Например, облачные репозитории позволяют пользователям планировать и отправлять автоматические оповещения и уведомления о контрактах конкретным лицам, устраняя необходимость в напоминаниях вручную и ненужных электронных письмах. А с доступными современными решениями многие компании устранили процесс физической пересылки документов туда и обратно для мокрой подписи, вместо этого обратившись к вариантам электронной подписи для немедленных действий.

6. Регулярно проводить проверки соответствия

Одним из преимуществ структурированного процесса управления контрактами является возможность улучшить соответствие вашей организации отраслевым нормам.Регулярно отслеживая федеральные, государственные и другие правовые нормы и обеспечивая соответствие ваших контрактов этим законам, вы можете защитить свой бизнес от штрафов и штрафов, которых можно избежать. Возьмите за правило регулярно проверять наличие обновлений нормативных актов, относящихся к вашей компании, и проверять действующие контракты, чтобы определить, необходимы ли действия, чтобы соответствовать требованиям.

7. Предвидеть растущие потребности бизнеса

Большинство предприятий и их потребности развиваются со временем, поэтому важно предвидеть эти изменения и соответствующим образом корректировать свои контракты. Если ваш бизнес быстро растет и вы знаете, что ваши потребности изменятся в короткие сроки, а не просто продлевать контракты на существующие услуги, подумайте о том, чтобы внимательно изучить их, чтобы определить, имеет ли смысл корректировать или пересматривать условия в соответствии с вашими развивающимися потребностями.

3 основных шага, которые нужно предпринять сейчас, чтобы улучшить управление контрактами

Если ваш процесс управления контрактами нуждается в улучшении или если у вас вообще нет формального процесса, эти три шага помогут вам быстро добиться успеха в управлении контрактами.

1. Провести аудит всего договорного

Прежде чем вы начнете предпринимать шаги для решения ваших самых серьезных проблем с управлением контрактами, вы должны понять, что это за проблемы. Проведите аудит управления контрактами, который включает в себя все заинтересованные стороны, ресурсы и процессы в вашей организации, которые влияют на то, как ваши контракты обрабатываются от переговоров и создания до исполнения и управления.

2. Разработать официальную структуру управления контрактами

Используя результаты аудита, теперь вы можете внедрить структурированный подход к управлению портфелем контрактов.Эта структура должна охватывать все элементы процесса управления контрактами и четко определять, что должно происходить на каждом этапе. План также должен включать такие вещи, как роли и отделы, ответственные за различные задачи и процессы, связанные с контрактами, способы измерения эффективности управления контрактами, а также любые инструменты и системы, которые следует использовать в процессе управления контрактами.

3. Упростить работу с помощью технологий

Внедрение специального программного обеспечения для управления контрактами может значительно улучшить ваши возможности по управлению портфелем контрактов, а также всеми сроками и результатами, связанными с контрактами в вашей организации.Когда ваш портфель достигает определенного размера или уровня сложности, становится практически невозможно эффективно отслеживать и действовать по каждому аспекту вашего процесса управления контрактами, используя только ручные инструменты и системы. С правильным программным обеспечением для управления контрактами ваша организация может восстановить контроль над своим портфелем контрактов.

Преимущества программного обеспечения для управления контрактами

Каждый бизнес имеет уникальный набор задач и приоритетов в области управления контрактами. Определение того, какой тип программного обеспечения должен внедрить ваш бизнес, в конечном итоге сводится к поиску решения, которое соответствует вашему бюджету, решает самые большие проблемы, связанные с управлением контрактами, и предоставляет систему, которую вы и ваша команда будете фактически использовать.

Независимо от того, какой тип решения вы выберете, вот некоторые из наиболее значительных преимуществ программного обеспечения для управления контрактами:

1. Единый источник истины

Программное обеспечение

для управления контрактами обеспечивает единое центральное место для хранения всех контрактов вашей организации, а это означает, что каждый пользователь точно знает, где найти необходимую информацию о контракте. Использование программного обеспечения для управления контрактами предотвращает проблему наличия нескольких копий или версий контракта, которые могут вызвать путаницу и привести к тому, что люди будут работать над устаревшей версией соглашения.

2. Повышение прозрачности и понимания контрактов

Компаниям, не имеющим программного обеспечения для управления контрактами, часто приходится иметь дело с неуместными контрактами, которые разбросаны по разным столам, общим дискам и шкафам для хранения документов. Программное обеспечение для управления контрактами дает пользователям возможность искать любой контракт, пункт или ключевое слово во всем портфеле контрактов и находить именно то, что вы ищете, за считанные секунды.

3. Пониженный риск

Программное обеспечение

для управления контрактами помогает снизить риск контрактов несколькими способами, в том числе:

  • Упрощение отслеживания дат и крайних сроков контрактов. Запланировав оповещения о ключевых датах и ​​крайних сроках контрактов, вы можете быть уверены, что вас никогда не застигнут врасплох, когда приближается крайний срок автоматического продления или наступает срок выполнения крупного контракта.

  • Предоставление заинтересованным сторонам важной информации о контрактах — программное обеспечение для управления контрактами позволяет создавать отчеты на основе любых интересующих метаданных, обеспечивая повышенную прозрачность контрактов и понимание для руководителей отделов, команд руководства и других. Теперь команда юристов — не единственная группа, которая следит за соблюдением контрактов и их выполнением.

  • Учиться на предыдущих ошибках, а не повторять их. Отчетность по контрактам также дает вашей команде простой способ проанализировать ваше портфолио для выявления тенденций в прошлых соглашениях.Выделяя неэффективные контракты, вы можете работать, чтобы понять, что у этих соглашений общего, и искать способы изменить структуру будущих контрактов.

4. Экономия времени

Одним из наиболее важных преимуществ программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно экономит ваше время, а затем позволяет вам сосредоточиться на более важных задачах. Ручное управление контрактами утомительно и требует много времени, но большинство функций программного обеспечения для управления контрактами разработаны специально с учетом вашего времени.

  • Онлайн-репозиторий с возможностью поиска означает, что вам не нужно тратить время на копание в шкафах, чтобы найти контракт или перечитывать 75-страничное соглашение, чтобы найти конкретный пункт или условие

  • Автоматические оповещения устраняют необходимость вручную отслеживать важные даты для сотен или тысяч контрактов

  • Функции искусственного интеллекта автоматически идентифицируют и помечают ключевую информацию в ваших контрактах, потенциально избавляя вас и вашу команду от необходимости тратить сотни часов вручную на ввод этих данных

  • Функции электронной подписи позволяют подписывать контракты за считанные минуты, сокращая время, необходимое для заключения новых соглашений

  • Роли пользователей на основе разрешений дают администраторам возможность назначать разные уровни доступа различным группам и пользователям, позволяя вашим коллегам находить ответы на свои вопросы, связанные с контрактами, не требуя вашего времени и внимания.

Внедрение специального программного обеспечения для управления контрактами упрощает процесс управления контрактами и позволяет ключевым сотрудникам юридического отдела тратить меньше времени на утомительные задачи по управлению контрактами и больше времени на стратегические, важные инициативы.

Управление контрактами и управление контрактами представляют собой два разных этапа процесса заключения контрактов, охватывающие периоды до и после подписания контракта и его вступления в силу. Чтобы гарантировать создание, выполнение, организацию, мониторинг и оптимизацию всех соглашений вашей организации в соответствии со стандартами компании, важно иметь надежные процессы и системы администрирования контрактов и управления контрактами.

Управление контрактами и приобретениями Домашняя страница

Протоколы безопасности COVID для подрядчиков Департамента образования [PDF, 288KB]

Управление закупок и грантов — Обзор группы закупок в U. S. Департамент образования (ED), включая список различных отделов, которые поддерживают заместителя помощника секретаря по управлению закупками и грантами.

Прогноз предстоящей деятельности по контракту — Список возможных предстоящих приобретений ED. Список периодически обновляется по мере изменения финансирования и планов департаментов. В списке содержатся специальные инструкции по закупкам, которые были отложены для 8 (а) подходящих подрядчиков.

Возможности контракта по системе управления присуждением контракта (SAM.gov) — Возможные контракты — это уведомления о закупках от федеральных заказчиков. Организации, желающие вести бизнес с ED, должны зарегистрироваться на SAM.gov. Возможности включают в себя предварительные уведомления о приглашении, уведомления о приглашении, уведомления о присуждении вознаграждения и уведомления об одном источнике. SAM.gov не только служит оптимизированной и интегрированной системой для ведения бизнеса, но и используется государственными служащими в рамках их усилий по исследованию рынка для выявления потенциальных поставщиков конкретных товаров и услуг. Если вы ищете возможности получения гранта, посетите grants.gov.

Публичное раскрытие обоснований — В соответствии с Положением о федеральных закупках 6.305, должностные лица Департамента образования по контрактам на должности в правительственном пункте въезда, SAM.gov. Заинтересованные стороны могут искать и извлекать опубликованные обоснования в соответствии с конкретными критериями, такими как установленные законом полномочия, опубликованный диапазон дат и дата заключения контракта (с помощью расширенного поиска).

Политика недопущения преследования малых предприятий — The U.S. Департамент образования стремится поддерживать среду, в которой малые предприятия могут свободно задавать вопросы или опасения по поводу действий или политики Департамента. Ни один сотрудник Департамента не имеет права предпринимать какие-либо ответные меры против небольшой организации только за то, что он задает вопросы, вызывает озабоченность или жалобы на действия или политику Департамента. В Департаменте есть Управление по использованию малых и неблагополучных предприятий (OSDBU), которое отвечает за всю деятельность Департамента от имени малых предприятий.Для получения дополнительной помощи вы можете связаться с этим офисом по телефону (202) 245-6194 или по электронной почте [email protected] Кроме того, малые предприятия могут направлять в канцелярию национального омбудсмена комментарии о процессе исполнения и соблюдения требований Департамента. Информация о Национальном омбудсмене доступна на сайте www.sba.gov/ombudsman.

Активные контракты [MS Excel, 93 КБ] — файл с активными контрактами Министерства образования США на сумму более 100 000 долларов США. Файл содержит списки действующих контрактов, администрируемых контрактной деятельностью Управления контрактами и приобретениями (CAM) и контрактной деятельностью Федеральной службы поддержки студентов (FSA).В каждом списке указан главный офис и для каждого указанного контракта указаны номер контракта, имя поставщика, дата присуждения и текущая дата окончания, текущая стоимость, ответственный главный офис ED, а также описание или название контракта.

Незапрошенные предложения — CAM поощряет представление новых и инновационных идей через незапрошенные предложения. CAM рассмотрит все незапрошенные предложения в соответствии с требованиями подраздела 15.6 Правил федеральных закупок. Для рассмотрения предложение должно быть адресовано руководителю подрядной деятельности и включать свидетельство, требуемое Подчастью 3415.6 EDAR находится здесь: http://www2.ed.gov/policy/fund/reg/clibrary/edar.html. Кроме того, предложение должно соответствовать критериям FAR 15.603. Чтобы получить дополнительную информацию или отправить незапрошенное предложение, отправьте электронное письмо по адресу [email protected] Серверы электронной почты Департамента не могут гарантировать доставку писем размером более 15 МБ. Если вложения слишком велики для одного отдельного электронного письма, оференты могут отправить более одного электронного письма, если в строке темы электронного письма четко указано, что последуют несколько писем.

Acquisition.gov — Интернет-ресурс, посвященный федеральным правилам и политикам в области закупок.

План взаимодействия с поставщиком — Департамент образования разработал этот план взаимодействия с поставщиком, чтобы уменьшить препятствия и расширить взаимодействие с промышленностью.

Департамент также назначил представителя по связям с отраслью для работы с консультантом Департамента по закупкам и инновациям (AIA), OSDBU, ключевым персоналом по закупкам и отраслью, чтобы продвигать эффективные методы взаимодействия с поставщиками и противодействовать заблуждениям, которые формируют сегодняшнюю культуру отрицательного риска.Отдел по связям с отраслью Департамента и AIA находятся в Управлении по закупкам и грантам, Отдел стратегических инициатив по управлению закупками (SAMI).

Представитель по связям с отраслью: [email protected]
Представитель по вопросам приобретения инноваций: [email protected]

Контракт на вспомогательные услуги | Министерство энергетики

Что вам нужно знать как федеральный служащий

Министерство энергетики, как и большинство федеральных агентств, тратит значительную часть своего контрактного бюджета на вспомогательные услуги. Хотя эти контракты удовлетворяют постоянные и важные потребности Департамента, этот тип контрактных соглашений может представлять уникальные ситуации, требующие особого внимания со стороны федеральных служащих для обеспечения соблюдения применимых законодательных актов, правил и методов управления.

Контракты на вспомогательные услуги охватывают широкий спектр областей и могут включать:

  • Техническое обслуживание, капитальный ремонт, ремонт и обслуживание оборудования.
  • Хозяйственные услуги.
  • Консультационные и вспомогательные услуги.
  • Транспортные услуги.
  • Текущее обслуживание недвижимого имущества.

Очень важно, чтобы все федеральные служащие знали об уязвимостях, присущих только приобретению вспомогательных услуг, особенно в вопросах, касающихся типа работы, выполняемой подрядчиками, и рабочих отношений, которые существуют между федеральными служащими и служащими подрядчиков.

Собственно государственные функции

Основной принцип заключения контрактов на вспомогательные услуги гласит, что контракты не должны использоваться для выполнения сугубо государственных функций. По своей сути правительственная функция включает в себя деятельность, которая требует либо дискреционных полномочий при применении государственных полномочий, либо выработки оценочных суждений при принятии решений правительством.

Какие функции по сути являются государственными?

Ниже перечислены некоторые виды услуг, которые считаются по своей сути государственными и должны выполняться федеральными служащими, а не подрядчиками:

  • Определение политики агентства, например содержания и применения правил.
  • Руководящие федеральные служащие.
  • Руководство и контроль операций разведки и контрразведки.
  • Опрос лиц для возможного трудоустройства на федеральном уровне.
  • Отбор или отказ от отбора лиц для работы на федеральном уровне.
  • Об утверждении должностных инструкций и нормативов должностных лиц федеральных служащих.
  • В федеральных закупках по основным контрактам:
  • Определение, какие товары или услуги должны быть приобретены Правительством (хотя агентство может предоставить подрядчикам полномочия на приобретение товаров или услуг по ценам в указанных диапазонах и при соблюдении других разумных условий, которые агентство сочтет целесообразными).
  • Участвует в качестве члена с правом голоса в комиссиях по отбору источников.
  • Утверждение любых контрактных документов, определяющих требования, планы стимулирования и критерии оценки.
  • Присуждение контрактов.
  • Администрирование контрактов (включая внесение изменений в исполнение контракта или количество контрактов, принятие мер, основанных на оценке работы подрядчика, а также принятие или отклонение продуктов или услуг подрядчика).
  • Расторжение договоров.
  • Определение того, являются ли затраты по договору допустимыми, распределяемыми и разумными.
  • Участвует в качестве члена с правом голоса в комиссиях по оценке эффективности.
  • Определение бюджетной политики, руководства и стратегии.
  • Составление свидетельских показаний Конгресса, ответов на корреспонденцию Конгресса или ответов агентства на аудиторские отчеты от Генерального инспектора, Главного бухгалтерского управления или другой федеральной организации.

Какие функции НЕ являются по сути государственными?

Вот некоторые услуги, которые обычно не считаются по своей сути государственными:

  • Услуги, которые связаны с подготовкой бюджета или связаны с ней, включая моделирование рабочей нагрузки, установление фактов, исследования эффективности и исследования необходимых затрат.
  • Услуги, которые связаны с разработкой нормативных актов или связаны с ней.
  • Услуги, которые включают или относятся к оценке услуг другого подрядчика.
  • Услуги по сопровождению планирования закупок.
  • Подрядчиков, оказывающих помощь в управлении контрактами.
  • Подрядчиков, обеспечивающих техническую оценку предложений по контрактам.
  • Подрядчиков, оказывающих помощь в разработке технического задания.
  • Подрядчики, оказывающие инспекционные услуги.
  • Подрядчики, предоставляющие юридические консультации и толкование положений и нормативных актов государственным служащим.

В некоторых ситуациях между этими двумя широкими категориями может быть тонкая грань. Сотрудники DOE должны проконсультироваться со своим местным юристом и специалистами по закупкам при возникновении любой из этих ситуаций.

Взаимоотношения между работодателем и сотрудником

Еще одна важная область заключения контрактов на вспомогательные услуги связана с типом рабочих отношений, которые существуют между федеральными служащими и служащими подрядчиков.Несоответствующие отношения могут привести к ситуациям, когда сотрудники подрядчика оказывают услуги федеральным служащим, что противоречит законам о государственных службах, которые обычно требуют, чтобы федеральные агентства нанимали своих сотрудников путем прямого найма на конкурсной основе. Кроме того, необходимо получить определенные разрешения Конгресса на приобретение личных услуг в процессе заключения контракта.

При проверке исполнения контрактов на вспомогательное обслуживание Департамент использует следующие общегосударственные критерии для определения того, является ли контракт личным по своему характеру:

  • Представление на месте.
  • Основные инструменты и оборудование предоставлены Правительством.
  • Услуги применяются непосредственно к комплексным усилиям агентств или подразделений организации в выполнении поставленной функции или миссии.
  • Сопоставимые услуги, отвечающие сопоставимым потребностям, оказываются одними и теми же или аналогичными агентствами с использованием персонала государственной службы.
  • Можно разумно ожидать, что потребность в предоставляемых услугах продлится более одного года.
  • Неотъемлемый характер услуги или способ ее предоставления обоснованно требуют, прямо или косвенно, правительственного руководства или надзора за сотрудниками подрядчика, чтобы:
    • надлежащим образом защищать интересы правительства;
    • сохранить контроль над задействованной функцией; или,
    • сохраняют полную личную ответственность за функции, выполняемые должным образом уполномоченным федеральным должностным лицом или служащим.

Каждое соглашение о контракте должно оцениваться исходя из его собственных фактов и обстоятельств, но ключевым вопросом всегда будет:

«Будет ли Правительство осуществлять относительно постоянный надзор и контроль над персоналом подрядчика, выполняющим контракт?»

Если ответ «Да», либо из-за условий контракта, либо из-за того, как контракт управляется во время исполнения, услуги носят личный характер, и существуют ненадлежащие отношения между работодателем и работником. Однако отдать заказ на конкретный товар или услугу с правом отклонить готовый продукт или результат — это не тот вид надзора или контроля, который превратил бы служащего подрядчика в государственного служащего.

Столь же неприемлемо для сотрудников подрядчиков надзор, контроль или руководство федеральными служащими. Ответственность за надзор за федеральными служащими по своей сути является государственной и не может передаваться по контракту.

Конфликт интересов

Другая потенциальная проблема, связанная с конфликтом интересов.Конфликт интересов возникает, когда лицо не может оказать беспристрастную помощь или совет правительству из-за другой деятельности или отношений, или когда у человека есть несправедливое конкурентное преимущество. Персонал подрядчика может занимать уникальные должности, где в соответствии со своими контрактными обязанностями он может давать рекомендации правительству или может иметь доступ к информации о выборе источника или частной информации о конкурирующих подрядчиках. Важно обеспечить, чтобы этот персонал подрядчиков был объективным и беспристрастным в своих деловых отношениях с правительством, и чтобы они не получали несправедливого конкурентного преимущества при поиске будущей работы в правительстве.Перед присуждением контракта сотрудник по контракту проводит анализ для определения потенциала любых конфликтов. После присуждения надлежащая практика управления контрактами требует, чтобы и программный персонал, и персонал отдела закупок активно контролировали выполнение контрактов для выявления и смягчения потенциальных конфликтов. Осведомленность об этих проблемах помогает гарантировать, что интересы правительства не будут ущемлены.

Следующие рекомендации могут применяться для определения потенциала конфликта интересов:

  • Может ли потенциальный оферент действовать по контракту таким образом, чтобы разработать решения или дать рекомендации, которые могут повлиять на присуждение будущих контрактов этому подрядчику?
  • Если требуются услуги поддержки (например, системное проектирование или техническое руководство), был ли кто-либо из потенциальных оферентов участвовал в разработке спецификаций проектирования системы или в производстве системы?
  • Участвовал ли потенциальный оферент в более ранней работе, связанной с той же программой или деятельностью, которая является предметом настоящего контракта, когда оферент имел доступ к информации о выборе источника или частной информации, недоступной другим оферентам, участвующим в контракте?
  • Будет ли подрядчик оценивать работу конкурента?
  • Разрешает ли контракт подрядчику принимать свою продукцию или деятельность от имени правительства?
  • Будет ли работа по этому контракту давать подрядчику возможность влиять на принятие решений правительством, e. g., разработка правил, которые повлияют на текущий или будущий бизнес подрядчика?
  • Повлияет ли работа по данному контракту на интересы других клиентов подрядчика?
  • Кто-либо из потенциальных оферентов или их персонал, который будет выполнять контракт, бывшие должностные лица агентства, которые, будучи нанятыми агентством, лично и существенно участвовали в (а) разработке требований или (б) закупках из этих услуг в течение последних двух лет?

Где можно узнать больше о контракте на оказание услуг поддержки?

  • Постановление о федеральных закупках, (подразделы 7.5, 9.5 и часть 37).
  • Управление федеральной политики в области закупок (Письмо о политике OFPP 11-01).
  • Положение о приобретении Министерства энергетики США (подраздел 909.5).
  • Руководство по приобретению DOE (главы 9.505 и 37.1).

Кто может предоставить вам дополнительную информацию о контрактах на оказание услуг поддержки?

  • Ваш местный отдел закупок.
  • Ваш местный юридический советник.
  • Отдел договоров и политики финансовой помощи.

Подготовлено Отделом политики в области контрактов и финансовой помощи Министерства энергетики США, MA-611, 1000 Independence Avenue SW, Вашингтон, округ Колумбия.С. (202) 287-6010.

Управление контрактами | Управление закупок

ролей

Лица, имеющие контрактные обязанности, включают:

Роли Иногда называются Описать
Подпись
(Закупочные сертификаты)
Директория Proc Svcs или только их управление Лица, которые могут подписывать / исполнять университетские договоры и изменения.
Подрядчик Поставщик
Подрядчик
Вторая сторона
Физическое лицо / Фирма, с которой работает отдел пользователей.
Контрактный менеджер
(Закупки)
Покупатель / Категория Mgr
-или-
Аналитик по контрактам
Лица, которые помогают отделам пользователей в переговорах, подготовке, продлении и изменении / внесении поправок в контракты, а также помогают отделам пользователей в разрешении споров по контрактам.
Контрактная сторона
(Пользовательский отдел)
Администратор контракта Лица, обеспечивающие надлежащее администрирование контракта от исполнения / присуждения до завершения.
Вспомогательный персонал
(Отдел пользователя)
Заявитель
Утверждающий
Лица, которые помогают заинтересованной стороне по контракту с квитанциями, счетами и прочими административными действиями по контракту.

Обязанности по закупкам

Служба закупок несет ответственность за:

  • Помощь в переговорах, подготовке контрактов и изменений / дополнений контрактов,
  • Заключение новых договоров и изменений / дополнений договоров,
  • Защита выполненных контрактных документов в репозитории RealSource Contracts +, и
  • Содействие отделам в разрешении договорных споров.

менеджеров по контрактам для контрактов <= 10 000 долларов США являются аналитиками контрактов (группа по контрактам), а те, кто превышает 10 000 долларов США, являются менеджерами по закупкам / категориям (группа закупок).

Обязанности отдела пользователей

Отдел пользователей Контракты Заинтересованные стороны несут полную ответственность за администрирование контрактов после их исполнения / присуждения Службой закупок в течение срока действия контракта. Заинтересованные стороны контракта должны контролировать работу Подрядчика, чтобы гарантировать, что Подрядчик предоставляет необходимые товары и / или услуги в соответствии со всеми применимыми условиями контракта.Обязанности участников контракта включают:

  • Последующее наблюдение и ускорение. После оформления контракта / заказа на поставку пользовательский отдел должен выполнить все необходимые последующие действия и ускорить работу с Подрядчиком. В случае несвоевременного исполнения Подрядчиком, Подрядчик должен быть уведомлен пользовательским отделом как устно, так и письменно.
  • Поступление товаров / услуг. Пользовательский отдел должен гарантировать, что лицо, которое «получает» товары / услуги, полностью проинформировано о требованиях к контрактным результатам, собрало соответствующую документацию, подтверждающую получение, и зарегистрировало получение товаров / услуг в системе RealSource.
  • Перегрузка / перерасход. Подразделение пользователей не должно принимать товары, превышающие те, которые указаны в контракте / заказе на поставку, если авторизованный запрос на изменение не был согласован и подписан. В таком случае пользовательский отдел должен уведомить Подрядчика о том, что избыточная отгрузка не будет принята, а пользовательский отдел должен отклонить избыточную отгрузку. За исключением случаев, когда Подрядчик забирает излишек отгрузки, пользовательский отдел должен вернуть Подрядчику излишек отгрузки за счет Подрядчика.Для печати контрактов / заказов на поставку 10% перерасход и невыполнение обычно считаются в рамках отраслевых стандартов и, следовательно, считаются приемлемыми.
  • Потерянные или поврежденные посылки. Отдел пользователей должен незамедлительно проверять поставки на предмет повреждений при транспортировке в месте получения. Скрытые повреждения должны быть задокументированы отделом пользователей. В таких случаях пользовательский отдел должен координировать свои действия с соответствующим менеджером по контрактам на оказание услуг по закупкам, чтобы гарантировать, что о скрытом повреждении будет сообщено в течение семи дней с момента получения и до удаления из пункта доставки.Сложно установить ответственность за доставку после того, как пользовательский отдел переместил товары в другое место или когда проверка не была произведена своевременно. Подрядчик должен произвести немедленную замену поврежденного или утерянного товара или нарушить договор. Подрядчик несет ответственность за предъявление претензии к перевозчику. Если ущерб небольшой и с одобрения пользовательского отдела, Подрядчик может вычесть сумму ущерба или убытков из своего счета, выставленного университету, вместо замены.
  • Контроль, приемка и текущий контроль. Пользовательский отдел отвечает за проверку, принятие и постоянный мониторинг исполнения контракта. Инспекция — это тщательная и критическая проверка поставленных товаров / услуг для определения их соответствия применимым контрактным требованиям или спецификациям. Он включает определение, что:
    • Если специально не заказано иное, поставка состоит из новых и неиспользованных товаров.
    • предоставленных товаров / услуг соответствуют качеству, классу, стандарту или любому другому аспекту, указанному в контракте / заказе на поставку, и / или
    • выполненных услуг соответствовали договору и были удовлетворительными.
  • Отклонение. Отклонение товаров / услуг является обязанностью пользовательского отдела, если товары / услуги не соответствуют требованиям контракта. Подразделение пользователей должно задокументировать в письменной форме случаи, когда работа Подрядчика не соответствует договорному соглашению. Постоянные проблемы неисполнения Подрядчиком должны быть переданы соответствующему Менеджеру по контракту на оказание услуг по закупкам, который поможет отделу пользователей предпринять соответствующие действия для обеспечения соблюдения контракта.
  • Аннулирование. Аннулирование должно быть согласовано отделом пользователей с менеджером по контрактам на оказание услуг по закупкам.
  • Изменения в контракте. Пользовательские отделы не могут изменять договор без предварительной консультации с менеджером по контрактам на оказание услуг по закупкам.Все изменения и дополнения к контрактам должны быть рассмотрены, одобрены и выполнены Службой закупок. Как и в случае с исходным контрактом, только Директор Службы закупок или их руководство могут вносить изменения в контракты, приказы об изменениях или поправки к контрактам.
  • Споры. Непрерывный и постоянный мониторинг работы Подрядчика имеет решающее значение для успеха контракта. Если вам требуются какие-либо указания относительно решения проблем с соблюдением требований Подрядчиком, пользовательский отдел должен согласовать свои действия с менеджером по контрактам на оказание услуг по закупкам.Помните, что отдел пользователей и Служба закупок должны надлежащим образом сотрудничать, чтобы гарантировать выполнение Подрядчиком условий контракта.
  • Продлений. Некоторые контракты включают продление. Для контрактов, которые находятся в RealSource Contracts +, напоминания о продлении могут быть отправлены из системы RealSource заинтересованным сторонам контрактов в подразделениях пользователя. Заинтересованные стороны по контракту должны согласовывать с соответствующим менеджером по контракту на оказание услуг по закупкам вопрос о необходимости продления.Если продления желательны, менеджер по контрактам направит Подрядчику письмо о продлении (копия в отдел пользователей). После подтверждения Подрядчиком менеджер по контрактам обновит записи контрактов. При определении «если» необходимо продление, Заинтересованная сторона контракта должна определить, что предыдущая работа Подрядчика была удовлетворительной; в противном случае, дальнейшие обсуждения между заинтересованной стороной контракта и менеджером контракта должны проводиться задолго до крайних сроков продления.
  • Уведомления о продлении. Для контрактов, которые заключены в RealSource Contracts +, по крайней мере, за 90 дней до истечения контракта, Контрактная сторона пользовательского отдела и менеджер по контрактам на услуги по закупкам получат уведомления с напоминаниями через RealSource. Эти контракты могут включать или не включать продление контрактов (см. Выше).
  • Завершение контракта. В отношении контрактов, которые не продлеваются или истекают, Сторона контракта обязана обеспечить выполнение Подрядчиком всех своих договорных обязательств до истечения срока действия контракта.В противном случае заинтересованная сторона контракта должна уведомить руководителя контракта на оказание услуг по закупкам о любом несоблюдении.
  • Записи об администрировании контрактов. Заинтересованные стороны по контракту несут ответственность за ведение записей, достаточных для демонстрации того, что Подрядчик выполнил контрактные работы в соответствии с требованиями. Первоначальный контракт, продления и изменения / дополнения контракта должны храниться в записях RealSource Contracts + соответствующим Менеджером по контрактам на оказание услуг по закупкам.

Для получения дополнительных сведений о контрактах просмотрите «Управление контрактами».

Управление финансового управления и бюджетных контрактов

Разработка и контроль контрактов (CDC) — это подразделение, которое выполняет роль расчетной палаты для координации всех официальных письменных контрактов в соответствии с политиками Совета. Стандартные контракты разрабатываются нашим Подразделением для облегчения процессов инициирования, завершения и утверждения.

Основными услугами, предоставляемыми CDC нашим клиентам, являются следующие:
  • Проверка контрактов, пунктов повестки дня и запросов предложений.
  • Ведение реестра базы данных для отслеживания, обновления и мониторинга контрактов.
  • Ежемесячно предоставлять отчеты членам BCC и офису секретаря о деятельности по изменению контракта, а также руководству и руководителям отделов в отношении истечения срока контракта. CDC также предоставляет ежеквартальные отчеты различным контролерам контрактов.
  • Составление / проверка общегосударственных политик и процедур, относящихся к контрактам.
  • Служить членом с правом голоса в многочисленных комитетах округа.
  • Предоставляет услуги персонала Комитету по инвестиционной политике округа.
  • Собирать и распространять статистические данные M / WBE и SBE, относящиеся к контрактам.
  • Посещайте агентства округа, чтобы убедиться в соблюдении политики округа в отношении условий контрактов.
  • Участие в переговорах по контрактам, помощь в составлении и разработке контрактов.
  • Обеспечение контрактных мастерских для персонала округа.

Инициативы

Хранение и распространение данных в отношении контрактов и связанных с ними инструментов, утвержденных Советом уполномоченных графства, имеет большое значение для Совета, его департаментов и связанных с ними агентств.

Разработка и контроль контрактов (CDC) ведет Реестр контрактов, который представляет собой автоматизированную систему, которая фиксирует ключевые области интересов в отношении каждого контракта, утвержденного Советом директоров. Эта информация очень полезна при подготовке различных отчетов для уполномоченных, департаментов, средств массовой информации и запросов общественной информации.

Еще одна область, в которой CDC принимал участие, — это обучение сотрудников Департамента контрактным процессам и процедурам посредством проведения семинаров и индивидуальных консультаций.Мы стремимся сделать этот процесс максимально удобным для пользователя, и он продолжает развиваться. С этой областью связана разработка стандартных контрактов в департаментах, которые на регулярной основе участвуют в подрядной деятельности. CDC предлагает помощь в составлении таких документов. Мы также постоянно просматриваем проекты документов и предлагаем комментарии и предложения, которые могут быть полезны департаментам.

Контрактные

  • Информационные ресурсы Агентства закупок DAS

    Отдел закупок DAS отвечает за закупку, аренду или заключение контрактов на поставки, материалы, оборудование и услуги по контрактам, требуемые любым государственным агентством.Выполняя эти задачи, DAS управляет контрактами посредством честных, открытых и конкурентных процессов поиска поставщиков.

  • DAS Procurement Agency Руководство по закупкам

    Процесс и процедуры заключения контрактов с правительством штата должны быть открытыми, честными, справедливыми и доступными в любое время, при этом конкуренция является основой процесса государственных закупок.

  • Обзор закупок DAS (BizNet)

    Департамент административных услуг / Отдел закупок (DAS) отвечает за закупку, аренду и заключение договоров на продукты и услуги для агентств исполнительной власти штата Коннектикут, включая информационные системы и средства, оборудование и услуги телекоммуникационных систем.

  • DAS Procurement Biznet Инструкции по размещению запросов

    Через систему Biznet DAS позволяет другим государственным учреждениям, муниципалитетам и некоторым некоммерческим организациям размещать свои заявки на портале государственных контрактов.

  • Кодексы DAS по закупкам товаров и отрасли

    При поиске бизнес-возможностей (текущие заявки или контракты) DAS предлагает поле под названием «Код отрасли».

  • Разъяснения к продлению контракта на закупку DAS

    Общий статут Коннектикута 4a-59a (c) требует, чтобы Департамент административных служб публиковал объяснение всех продленных контрактов в соответствии с CGS 4a-59a (b).

  • Продление контрактов на закупку DAS

  • Шаблон контракта на закупку DAS для агентств

    Через полномочия, делегированные государственным органам исполнительной власти в соответствии с Общим письмом № 71, определенные покупки товаров и услуг на сумму менее 50 000 долларов США могут производиться без предварительного и специального одобрения Департамента административных услуг (DAS) при условии, что контракт DAS не предусматривает существуют для приобретаемых товаров и / или услуг.

  • Персонал отдела закупок DAS

  • Информация о программе экологически предпочтительных закупок DAS

    Добро пожаловать на домашнюю страницу программы экологически предпочтительных закупок (EPP) Коннектикута.Экологически предпочтительные продукты — это продукты или услуги, которые в меньшей или меньшей степени влияют на здоровье человека и окружающую среду по сравнению с конкурирующими продуктами или услугами, которые служат той же цели.

  • DAS Procurement Контрактные цены на топливо и молочную продукцию

    DAS / Подразделение закупок использует рыночные индексы для нескольких наших ключевых контрактов, включая контракты на топливо и молочные продукты.

  • Службы закупок DAS для муниципалитетов

    Являетесь ли вы местным правительством, школой или некоммерческой организацией, скорее всего, ваша цель номер один — предоставлять высококачественные продукты и услуги по максимально выгодной цене.

  • Государственный контрактный портал закупок DAS для контрактов

    В целях обеспечения того, чтобы все возможности заключения контрактов со штатом были легко найдены и доступны сообществу поставщиков, был разработан портал государственных контрактов, чтобы создать единое место для всех возможностей заключения контрактов с исполнительной властью штата Коннектикут.

  • Государственные контракты и генеральные соглашения на закупку DAS для некоммерческих организаций муниципальных образований

    Портал государственных контрактов позволяет государственным агентствам, муниципалитетам и некоторым некоммерческим организациям искать государственные заявки, контракты, генеральные соглашения и информацию о поставщиках.

  • Миф о списке поставщиков закупок DAS

    Портал государственных контрактов — это единый веб-сайт в Интернете, на котором размещены все возможности заключения контрактов с агентствами штата Коннектикут.

  • Приглашение к участию в торгах | Финансы и контракты

    Администрирование> Финансы и контракты> Приглашение к участию в торгах

    Приглашение к участию в тендере, проект строительства дорог, мостов и общественных работ Департамента транспорта штата Нью-Гэмпшир, приводится ниже.Щелкните имя проекта, чтобы получить доступ к информации о проекте. Для получения информации об электронных торгах…

    ПРОЕКТЫ ТОЛЬКО ПРИГЛАШЕНИЯ
    Название проекта Федеральный
    Проект /
    Государственный номер
    Открытие ставок Объем работ Итого по контракту Список из
    Претенденты
    ПРОЕКТЫ ДОРОГ И МОСТОВ NHDOT
    Название проекта Федеральный
    Проект /
    Государственный номер
    Открытие ставок Объем работ Оценка Список из
    Претенденты
    Пакет предложений Дополнения
    СКВАЖИННЫЕ ПРОЕКТЫ
    Название проекта Номер проекта Открытие ставок Объем работ Оценка Список участников Предложение Дополнения
    ПРОЕКТЫ ОБЩЕСТВЕННЫХ РАБОТ
    Название проекта Номер проекта Открытие ставок Объем работ Оценка Список участников Пакет предложений Дополнения

    Гилфорд

    Предметы заявки

    81119RB 12. 01.2022 Замена док-станции Морского патруля 1 361 625 долл. США.00 Участники торгов Пакет предложений Приложение 1 (27.12.21)
    ДРУГИЕ ПРОЕКТЫ / ПРЕДЛОЖЕНИЯ
    Название проекта Номер проекта Открытие ставок Объем работ Оценка Список участников Пакет предложений Дополнения
    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *